Schnell weg, 2020!

Ein verheerender Virus, politische Gewalt, verwirrte Staatsmänner und verquere Verschwörungstheorien und etliche weitere negative Themen bestimmen das Jahr 2020. Wenn man sich umhört, möchten die meisten auf den 1. Januar 2021 vorspulen und das Jahr 2020 abhaken. Das geht natürlich nicht.

Aber wir können ihnen zumindest mit einen kleinen kostenfreien PDF-Kalender die Aussicht auf das kommende Jahr 2021 angenehmer machen. Diesen können Sie sich ausdrucken (DIN A4) oder als Desktop-Hintergrund als eine Art Wandkalender auf Ihren Monitor bereitstellen. Mit allen gesetzlichen Feiertagen der Bundesrepublik.

Ob es allerdings ein besseres Jahr wird, steht in den Sternen. Es wird auf jeden Fall ein anderes.

Download PDF-Kalender 2021

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Gesundheit – PDF/H oder PDF/A?

Das Datenaufkommen im Gesundheitswesen ist beträchtlich und steigt ständig. Und das unabhängig von den Bereichen Klinik, Praxen, Labor, Pflege, Vorsorge oder Leistungserbringer. Grund sind die technischen und medizinischen Fortschritte in den Behandlungsmethoden und deren Prozesse. War in der Vergangenheit Papier der vorherrschende Informationsträger, verschiebt sich das nun immer stärker in Richtung einer durchgängigen, elektronischen Dokumentation. Um das sinnvoll archivierbar zu machen, benötigt es ein logisches Datenformat.

Dank seiner Plattformunabhängigkeit und ausgefeilten Funktionen für die Einbettung von Ressourcen und Daten unterschiedlicher Art, ist PDF ein geeignetes Format für die langfristige Vorhaltung und originalgetreue Abbildung von wichtigen medizinischen Informationen. Der Vorteil: Ein erschließbares Format, welches auch über Jahres hinweg stabil und spezifiziert bleibt. PDF/H (Healthcare) wurde geboren.

Entwickelt wurde dieses Format mit Unterstützung des Komitees für Gesundheitsinformatik der American Society for Testing and Materials (ASTM). Es dient dem standardisierten Austausch von Patientendaten im Gesundheitswesen. Die Idee, die dem Format zugrunde liegt, war es, mittels der Vorzüge und Funktionen von PDF einen elektronischen "Container" zu schaffen für die Archivierung und den Datenaustausch zwischen allen Beteiligten: Kliniken, Krankenhäusern, Patienten, niedergelassenen Ärzten und Krankenkassen.

PDF/H sollte folgende Daten speichern:

  • Klinische Befunde
  • Laborberichte
  • Formulare
  • Bilddaten
  • Fotografien
  • Röntgen- und CT-Aufnahmen
  • EKG- und EEG-Informationen.

Allerdings konnte sich PDF/H nicht als Norm etablieren. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine Art Best-Practise American Society von 2008, um gut verwendbare PDF-Dateien zu erzeugen. Viele sinnvolle Aspekte findet man in PDF/A wieder. Ganz besonders ist das PDF/A-3 das Archivierungsformat der Zukunft. Kann es doch in Richtung maschinenlesbarer Dateien und binären Inhalten die Einbindung unterstützen.

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Keep it simple

Geht es Ihnen auch manchmal so, dass Sie bei bestimmten Themen einfach zu kompliziert denken und vielleicht auch handeln? Und am Ende sagt man: "Warum habe ich eigentlich so lange rumgemacht?". Trösten Sie sich, Sie sind nicht alleine. In vielen Bereichen, ob privat oder beruflich, besteht die Gefahr des Verzettelns. Meistens geht es gar nicht darum, dass man nicht das notwendige Fachwissen hat. In den meisten Fällen ist ausschlaggebend, dass man keinen Plan hat und diesen Schritt für Schritt abarbeitet. Weiterhin setzt man das gewünschte Ergebnis zu hoch und hat nur noch dieses krampfhaft im Blick. Manchmal ist aber eine kleine Richtungsänderung auf dem Weg zum Ziel notwendig. Je einfacher wir uns diese kleinen Schritte machen um so eher erreichen wir das Ziel.

Keep it simple and stupid. Mach es einfach und beherrschbar. Das Kiss Prinzip verdeutlicht einen möglichen Ansatz, dem Problem Herr zu werden.

Als Urheber des KISS-Prinzips wird allgemein der Luftfahrtingenieur Clarence (Kelly) Johnson (1910-1990) angegeben. Johnson war Forschungsingenieur bei Lockheed. Bei der Entwicklung von Triebwerken, entwickelte er einen Workaround, der die möglichst einfache, minimalistische und leicht verständliche Lösung eines Problems darstellte. Sein Problem: Ein defektes Triebwerk war für einen Feldmechaniker schier nicht zu reparieren. Damalige Flugzeugtypen mussten in den Hangar. Zu komplex war das System und zu viele Handgriffe und Werkzeuge wurden benötigt. Johnson reduzierte und vereinfachte. Am Ende konnte der Feldmechaniker das Triebwerk selbst unter widrigsten Umständen reparieren.

Genau das ist auch unser Prinzip bei der Entwicklung von PDF-Lösungen. In den seltensten Fällen setzen wir auf intensive und ressourcenfressende Softwareeinsätze. Wir nutzen das Bestehende und ergänzen es mit einfacher Technik, die jeder nutzen und benutzen kann. Wir sehen das als ein ganz wichtiges Kriterium. Der Mitarbeiter wird das Produkt nicht nutzen, wenn es für ihn zu unlogisch, komplex und schwierig zu erlernen erscheint. Mit dem PDF-Format liegt ein intuitive Werkzeug vor, welches wir mit Programmierungen und kreativen Ideen ausreizen. Ohne gigantische Softwareinvestitionen und langfristige Projekte. PDF. Ein vielfältiges Datenformat.

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PDF Leitfaden 2020 von pdfx-ready

Der PDFX-ready Leitfaden des schweizer Vereins PDFX-ready ist überarbeitet worden - in der 2020 Ausgabe. Für Office-Anwender ist dieser Tipp vielleicht nicht ganz so interessant. Für die Medienfachwelt allerdings um so mehr. Neben Anpassungen betreffend der Version 2.6 der PDFX-ready-Farbeinstellungen, -Export-Settings und -Prefight-Profile ist je ein Kasten zu eciCMYK und JPEG2000 hinzugekommen. Ausserdem wurden die Angaben zu den PDFX-ready-Zertifizierungen aktualisiert und zahlreiche direkte Weblinks auf die neue Website hinzugefügt. Ganze 54 Seiten befassen sich mit Einstellungen und Empfehlungen zur richtigen Verwendung von PDF für Print und digitale Medien.

Ausschnitt aus dem PDF Dokument: "Genauso, wie sich die Druck- und Medienwelt verändert, verändern sich auch die Anforderungen an den Umgang mit PDF-Dateien. Während früher alles auf das "Endziel Druck" ausgerichtet war, haben wir es heute mit einer wesentlich breiteren Medienlandschaft zu tun..."

Mit diesem Leitfaden werden diejenigen angesprochen, die mit Crossmedia und Medienneutralität tagtäglich zu tun haben. Interessant: der Leitfaden empfiehlt ganz klar, Bilder nur noch als RGB vorzuhalten - nicht mehr als CMYK zu konvertieren. Für Typo Art, die schon seit Jahren Crossmedia betreibt, ein nicht ganz neuer und unerwarteter Punkt. Medienneutralität wurde schon in den 2000er Jahren propagiert. Aber man ist noch zufrieden, mit seinen Online-Content-Lösungen (Media-Asset-Management) in die richtige Richtung gegangen zu sein.

PDFX-ready 2020 - der Almanach unter den Medienprofis. Und das kostenfrei. Hier der Link dorthin!

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Off-Topic: Digitalisierung jetzt! Wo steht Europa?

Digitalisierung und künstliche Intelligenz - Wo steht Europa und was bedeuten die Begriffe eigentlich? Vor Jahrzehnten entsprach die Digitalisierung noch der Art, dass man eine analoge Vorlage auf einen Scanner legte und mit Hilfe von Soft- und Hardware diese entsprechend in Bits umwandelte. Für die grafische Industrie damals ein Quantensprung. Wenige Unternehmen nutzen frühzeitig diese neue Technologie und bauten darauf ihr verändertes Geschäftsmodell.

Heute, im Jahre 2020 steht das Wort Digitalisierung aber für etwas grundlegend anderes. Es steht für die Vernetzung und Bereitstellung von Informationen und Daten in einem vollkommen neuen Ökosystem. Das Hauptwort lautet: "künstliche Intelligenz (AI)".
Die Corona-Krise hat gezeigt, dass Deutschland nicht unbedingt das Schlusslicht bei diesem Thema ist. Aber ganz vorne sind wir auch nicht. Insbesondere im Bildungsbereich sind starke Defizite in der Bereitstellung von digitalen Mitteln zu verzeichnen. Jeder hatte davon schon vor Corona gewußt. Aber keiner hat es ändern wollen oder können. Anträge der staatlichen Corona-Hilfe wurden zwar digital in Form eines PDF-Dokuments zur Verfügung gestellt, mussten aber ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und dann wieder eingescannt werden. Videokonferenzen wurden mit eiligst teuer eingekaufter Software realisiert, um zu erkennen, dass die eigene Bandbreite teilweise nicht reichte. Bei führenden Industriezweigen merkt man plötzlich, dass man bestimmte Technologien entweder verschlafen oder wegen wirtschaftlicher Desinteresse nach hinten verschoben hat. Noch vor 10 Jahren wäre es undenkbar gewesen, dass ein kleiner Autobauer aus Palo Alto die gesamte europäische Autoindustrie vor sich herschiebt. Undenkbar, dass ein Suchmaschinen-Unternehmen aus den USA faktisch den Internetmarkt beherrscht und Schritt für Schritt den Alltag der Menschen begleitet.

Sind uns Länder, wie USA und China wirklich so weit voraus und wenn ja, warum?

Grund genug, sich mal mit diesem Thema näher zu befassen. Wo steht Deutschland und im allgemeinen Europa bei der künstlichen Intelligenz im Gegensatz zum Rest der Welt? Thorbjørn Jagland, Generalsekretär des Europarates sagte 2019 auf einer Konferenz: "Man weiss, dass KI die Lebensweise revolutionieren wird. In den Bereichen Medizin, Kommunikation und Verkehr gibt es unendlich neue Möglichkeiten. Aber die Folgen des Fortschritts des KI für Demokratie, Menschenrechte und Rechtsstaatlichkeit sind noch unklar." Und hier wird klar, in welchem Dilemma sich die EU befindet. Zum einen erkennt man die Chancen. Diese werden aber sehr schnell von den Risiken überschattet. So etwas blockiert und macht es dem leichter, der die ethischen Auswirkungen eines boomenden KI-Marktes nicht ganz im Focus hat. Jedoch benötigt Europa ein wirklich robustes KI-System, um das wirtschaftliche Wachstum im nächsten Jahrzehnt steigern zu können. Darüberhinaus werden die gesellschaftspolitischen Konsequenzen weitaus beunruhigender sein als alle wirtschaftlichen Auswirkungen, da sich die EU für immer den Algorithmen fremder Nationen untergeordnet und von diesen abhängig sein wird.

Die USA und China sind wirklich sehr weit. Aber durch die allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) und andere Rahmenbedingungen hat sich Europa ein wenig Zeit verschafft und konnte so den unkontrollierten Einfluss dieser Länder ein wenig eindämmen. Das wird aber nicht reichen. Europa benötigt dringend ein eigenes KI-System. Wir sehen Deutschland als Hauptinitator zum Erreichen dieses Ziels. Wir müssen aber unsere Hausaufgaben machen - jetzt!


Das Startup-Unternehmen Augustus Intelligence hat in einem interessanten Artikel von Bill Webster auf acht Möglichkeiten hingewiesen, wie die EU das Rennen um ein funktionierendes KI-System in den Griff bekommen könnte:

1. Europa muss seinen Bürgern grundlegende digitale Fähigkeiten vermitteln. Grundlage für KI ist eine technologisch versierte Bevölkerung.

2. Forschung im Bereich der KI muss interessant und neugierig gemacht werden.

3. Es müssen Anreize für die Schaffung von KI-basierten Unternehmen gemacht werden. Klare und einfache Rahmenbedingungen sind Voraussetzung.

4. Es müssen Anreize für die private Finanzierung von Startups geschafft werden. Forschung kann unter politischem Schutz zum Blühen gebracht werden.

5. Unterentwickelte europäische Märkte und ländliche Regionen können als Basis von Entwicklung und Forschung dienen.

6. Konventionelles in Unkonventionelles umbauen. Neue Marktkategorien sind zu entwickeln.

7. Europa hat das Talent zu standardisieren. Ein absolut notwendiger Schritt für ein robustes KI-System.

8. Europa muss mit seiner einzigartigen gesetzgeberischen Entwicklung diese europäische KI-Marke ausserhalb des Kontinents bilden.

Die nächsten Jahre werden es zeigen, wohin Europa und insbesondere Deutschland steuern wird. Es bleibt spannend. Und bestimmt erinnern Sie sich an diesen Artikel, wenn Sie wieder mal ein PDF per Mail zugeschickt bekommen, dieses ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und als Scan per Mail zurücksenden. Vielleicht sollten Sie spätestens da Ihre eigene digitale Fähigkeit überdenken.

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Vorteile eines papierlosen Büros hinterfragt

Ohne Frage, wir stehen dem Gedanken des papierlosen Büros sehr positiv gegenüber. Das PDF-Format ist auch unserer Meinung nach der Schlüssel dafür und die Technik bietet auch für KMUs die optimale Lösung.

Schon vor 30 Jahren wurde von Zukunftsforschern und Analysten das papierlose Büro vorausgesagt. Tatsächlich ist in den Printmedien das Volumen gewaltig zurückgegangen. Print on Demand ist das Schlüsselwort. In den Büros wird allerdings weiterhin mehr denn je gedruckt. Siehe auch unseren Blog "PDF-Tools für mehr Effizienz".
Für viele Mitarbeiter ist es schwierig, nicht in altes Fahrwasser zu geraten, obwohl die technischen Möglichkeiten vorhanden sind – und man am Anfang bestimmt die besten Absichten hat. Zu verlockend ist althergebrachtes weiter zu nutzen, weil die Alternative zu kompliziert erscheint oder einfach nicht funktioniert.

Vor einiger Zeit fiel uns ein Schaubild mit den Vorteilen eines papierlosen Büros auf. Das fanden wir toll, passte es doch für unser eigenes Marketing. Es unterstrich die Aussagen, die wir bei Gesprächen mit unseren Kunden selbst immer wieder verwenden. Während wir das Schaubild betrachteten und kommentierten, fiel allen Beteiligten etwas auf. Jeder aufgeführte Vorteil konnte auch wiederum einen Nachteil mit sich führen. Wir begannen ein Gedankenspiel aufzubauen. Möchten Sie dabei sein? Bitteschön:

Vorteile / Nachteile des papierlosen Büros.

Vorteil 1
Zugriff auf relevante Daten innerhalb von Sekunden von überall auf der Welt!
Ok, das passt. Das ist ein Vorteil und wir können keinen Nachteil aufführen. Home-Office-Anwender wissen um diesen Vorteil und wollen ihn nicht missen. Eine papierbasierte Variante kann das definitiv nicht.

Vorteil 2
Weniger Bedarf an Büroraum durch die Einsparung von Aktenschränken und Quadratmetern spart zusätzlich Kosten!
Ja, auch da sind wir dabei. Allerdings gilt es zu beachten, dass auch digitale Daten Platz brauchen. Festplattenplatz ist zwar günstig geworden und kann portabel eingesetzt werden. Aber dezentrale Datenablagen birgen die Gefahr der Unübersichtlichkeit. Eine Serverlösung sollte angedacht werden. Ein eigener Serverraum? Eine eigene IT? Wenn nicht schon vorhanden, braucht man auch dafür Platz. Oder einen guten und vertrauenswürdigen Dienstleister, der das für einen übernimmt.

Vorteil 3
Vertrauliche Informationen können digital vor unbefugten Zugriff geschützt werden!
Sensible Papierdokumente verschliesst man im Firmentresor. Diesen ohne Schlüssel zu öffnen, bedarf es einer hohen kriminellen Energie. Man muss ins Gebäude gelangen, den Tresor öffnen und das Gebäude wieder unerkannt verlassen. Digitale Dokumente verschliesst man mit Hilfe von Software oder einer Kombination aus Software/Hardware und platziert sie irgendwo auf dem Server, der ebenfalls entsprechend gesichert ist. Auch hier muss ein Eindringling das erst finden. Dazu muss er aber nicht sein Haus verlassen und hat eher die Chance, sein kriminelles Tun zu verschleiern. Der Vorteil ist also, dass man digital schützen kann. Das hat viele Möglichkeiten. Die Information muss aber damit nicht unbedingt sicherer geschützt sein. Das gilt es zu bedenken.

Vorteil 4
Dokumente sind digitalisiert und durch Backups gesichert. Es entfällt die Gefahr des Verlustes durch Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden!
Definitiv ja. Aber da müssen wir auf den Hinweis im Vorteil 2 verweisen. Grundvoraussetzung ist eine logische und kluge IT-Kombination. Durch die neue Technik entstehen natürlich neue Gefahren. Ransomware, Stromausfälle, alte Technik nur um wenige zu nennen.

Vorteil 5
Druckkosten und -material werden drastisch reduziert!
Ja, das ist richtig. Dafür werden die Investitionen im IT-Bereich steigen. Und das wird mit Sicherheit ein höherer Posten werden. Die immer kürzeren werdenden Intervalle bei bei der Entwicklung der Computertechnik, setzten ständige Aktualisierungen von Hard- und Software voraus.

Vorteil 6
Einsparung von Arbeitskosten!
Hier waren wir uns alle nicht so sicher. Einige stimmten dem zu. Andere waren überzeugt, das sich diese Kosten verlagern werden. Wir haben uns dann auf folgendes geeinigt: Unentschieden. Entscheidend wird der individuelle Workflow sein, den man vereinbart hat!

Vorteil 7
Compliance kann leichter umgesetzt werden!
Die betriebswirtschaftliche Umschreibung für Regelkonformität und regelkonformes Verhalten dient unter anderem zur Realisierung eines einheitlichen Geschäftsprozesses. Papierlose Mittel tragen dazu bei. Das ist ein ganz klarer Vorteil. Der Informationsfluss ist schneller, Zugriffe können protokolliert werden, alles wird systematischer und verständlicher.

Fazit: Die Umstellung auf eine papierlose (wir nennen es lieber erstmal papierreduzierte) Büroumgebung hat Vorteile. Die Umsetzung ist für jedes Unternehmen individuell und benötigt einen Plan. Wir sind der Meinung, dass das PDF-Format dafür das geeignete Mittel ist. Mindestens aber das Werkzeug auf dem Weg dort hin. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können sich damit eine intelligente Strategie aufbauen.


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PDF mit Sicherheit keine Sorge?

Der Einsatz des PDF-Formates findet immer stärkeren Einzug in Unternehmen. Verträge, Dokumente, Scans, Formulare, Beschreibungen, Rechnungen oder Anleitungen werden bevorzugt in diesem Format hergestellt. Diese Daten werden per Mail versendet, archiviert oder auf der Webseite veröffentlicht. Der Grund liegt auf der Hand: PDF-Dateien können plattformunabhängig eingesetzt werden. Egal über welches Betriebssystem oder Device der Empfänger die Datei öffnet – das Layout bleibt, zumindest im Idealfall, vollständig gleich. Besonders für Verträge oder elektronische Rechnungen ist das essenziell.

Hier lauern aber auch Gefahren. Heise online hat bereits im Dezember 2019 darauf hingewiesen, dass der weit verbreitete Eindruck, PDF-Dateien seien unveränderlich, so nicht stimmt. Selbst ohne die professionelle PDF-Software Adobe Acrobat können Daten modifiziert werden. Und das betrifft nicht unbedingt nur eine Veränderung der Inhalte. Das PDF-Format wird auch vermehr dazu genutzt um Schadcodes in Unternehmen zu tragen.
Denn Industriespionage geht heute oft andere Wege als früher. Statt sich Zugang zum Firmentresor zu verschaffen, setzen die Spione auf Schwachstellen in der IT-Ausstattung und geringes Risikobewusstsein der Computer-Nutzer. Sie senden etwa speziell präparierte Dateien per Mail an gezielt ausgewählte Angestellte. Öffnen diese das Dokument mit einer anfälligen Anwendung, wird ein Trojanisches Pferd installiert, das Daten ausspioniert oder von innen eine Hintertür ins Firmennetzwerk öffnet. Diese Art der Angriffe erfolgen in den letzten Jahren verstärkt mit Dateitypen mit der Endung .pdf.

Aber machen wir uns nichts vor: Selbst die stärkste Tür kann eine davorstehende kriminelle Energie nicht abhalten, sich Zugang zu verschaffen. Man kann es ihr aber sehr schwer machen.

Wir empfehlen daher folgende Tipps:

  • Erhöhen Sie Ihr Sicherheitsniveau. Bleiben Sie immer mit Ihrer PDF-Software aktuell und nutzen Sie Virenscanner.
  • Seien Sie kritisch, aus welcher Quelle das PDF-Dokument kommt. Öffnen Sie im Zweifelsfall das Dokument nicht.
  • Verwenden Sie Kennwörter für Ihre eigenen PDF-Dokumente mit Rechten. So können Sie festlegen, in welchem Umfang der Empfänger das Dokument nutzen kann.
  • Schwärzen Sie vertrauliche Inhalte direkt im PDF. Nicht in Ihrer Textverarbeitung "schwarze Schrift auf schwarze Fläche" stellen. Das funktioniert nicht, das beim PDF-Export Format und Inhalt separat gesichert werden.
  • Lassen Sie Ihre PDF-Dokumente mit empfindlichen Inhalten von einem professionellen und vertrauenswürdigen Dienstleister produzieren.

Das Thema Sicherheit ist eines der wichtigsten Punkte, die Unternehmen beachten müssen, wenn sie sich für eine PDF-Lösung entscheiden. Denn mit der richtigen PDF-Lösung können Unternehmen PDF-Dateien umfassend absichern – und damit Szenarien wie oben beschrieben im Voraus verhindern.

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PDF-Tools für mehr Effizienz

Man kann es kaum glauben - der Papierverbrauch steigt trotz Digitalisierung. Fast jeder zweite weltweit industriell gefällte Baum wird zu Papier verarbeitet. Und Deutschland ist hier Spitzenreiter. Lt. eines Berichtes des ZDF von 2019 verbraucht allein jeder Deutsche im Durchschnitt pro Jahr 241,7 kg Papier. Damit konsumieren wir fast die fünffache Menge eines durchschnittlichen G-20 Bürgers, der pro Jahr und Kopf nur 57 kg nutzt. Hintergrund: Immer mehr Menschen in Deutschland bestellen im Internet. Die Ware muss verpackt werden. Liefer- und Retourenscheine werden ausgedruckt und der Ware beigelegt und Gutscheinflyer hinzugefügt. Ökologisch gesehen ist dieser Verbrauch nicht tragbar und hat weitreichende Folgen.

Jeder Einzelne kann aber diesen Verbrauch reduzieren. Mit einfachen Hilfsmitteln ohne auf den eigenen Konsum verzichten zu müssen. Das Portable Document Format - kurz PDF - kann hier die Lösung sein.
Das PDF-Format nimmt in Unternehmen und Privathaushalten einen immer höheren Stellenwert ein. Aufgrund seiner universellen Verwendungsmöglichkeiten und seiner langfristig garantierten (Stand heute) Archivierungstechnologie, ist dieses Format das Mittel zum Zweck: Das papierlose Büro.
Aber auch wenn man selbst schon auf diesem Schritt ist und seinen Papierverbrauch und die Druckausgabe mit Hilfe von PDF stark reduziert hat, wird man tagtäglich mit Formularen, Dokumenten, Briefen o. Ä. in Papierform konfrontiert. 90% davon werden in Aktenordnern abgeheftet. Das Ergebnis: Platzverbrauch und fehlende Suchlogik.

Als Medienunternehmen hat Typo Art in den vergangenen Jahren dahingehend viele Lösungen ausprobiert und einige übernommen. Sei es für den eigenen oder den Kunden-Workflow. Doch durch die rasante Entwicklung im Smartphone-Bereich gibt es etliche intelligente Lösungen auch für den Hausgebrauch.

Eine Lösung ist uns allerdings ganz besonders ins Auge gefallen: Adobe Scan.

Adobe Scan ist eine kleine Applikation für IOS und Android-Geräte. Die App ist kostenfrei und wird von der Firma Adobe vertrieben. Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Mit Ihrem Mobilgerät können Sie beliebige Inhalte in qualitativ hochwertige PDF-Dateien scannen. Die mobile Scan-App verwandelt Ihr Mobilgerät in ein leistungsstarkes und intelligentes Werkzeug zum Scannen und zur Texterkennung, mit dem Sie Dokumente und Whiteboards schnell erfassen und in Adobe PDF-Dateien umwandeln, die Sie u. a. durchsuchen, mit Anmerkungen versehen, ausfüllen, signieren und bearbeiten können.
Die Software scannt in einer bemerkenswerten Geschwindigkeit und Genauigkeit. Die OCR-Erkennung läuft perfekt. Gescannte Visitenkarten können in die Kontaktliste fast fehlerfrei übernommen werden. Durch die OCR-Erfassung sind alle Dokumente im Volltext durchsuchbar.
Einziger Kritikpunkt: Digitalisierte Dokumente werden automatisch in der hauseigenen Document Cloud gesichert und auch dort verwaltet.

Fazit: Wieder ein kleines, praktisches Werkzeug für den Hausgebrauch, um dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen.

Im Zusammenhang zum Thema "Digitalisierung" verweisen wir auch auf die Foresight-Studie "Digitale Arbeitswelt" von 2016. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Auftrag gegebene Studie definiert den Status Quo und gibt interessante Handlungsempfehlungen aus.

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Archivieren mit PDF

Ein Problem bei der Archivierung digitaler Dokumente ist deren Archivierung. Das war schon vor tausenden vor Jahren mit analogem Wissen so. Auf Tontafeln oder Papier Geschriebenes konnte teilweise erhalten bleiben oder wurde zur Konservierung auf Mikrofilm o. ä. gesichert. Eine technik, die lange Bestand hatte. Bei der fortschreitenden Digitalisierung stehen wir aber vor einem anderen Problem. Denn durch die Weiterentwicklung ändern sich Dateiformate und alte Dateien lassen sich so durchaus irgendwann nicht mehr nach Software-Updates öffnen.

Und hier kommt das PDF-Format ins Spiel!

Für PDF wurde von der International Organization for Standardization (ISO) das Archivformat PDF/A entwickelt. Es schreibt vor, wie ein PDF/A-Dokument auszusehen hat, damit es auch in der Zukunft lesbar ist.
Allerdings gibt es einiges bei der Erstellung zu beachten. U. a. müssen die Schriften in das Dokumente eingebunden sein. Weiterhin sind JavaScript-Programmierungen komplett zu entfernen.

Layout bleibt Layout

PDF Layout bleibt Layout. Keine Neuerstellung! Die Nutzung Ihrer bereits produzierten Druckdaten kann bis zu 90% möglich gemacht werden. Das garantiert die Einhaltung Ihrer Corporate Identity.
Das Betrachten von PDF-Dateien auf verschiedenen Betriebssystemen findet somit ohne Layoutprobleme statt. Fehlende Schriften, Falsche oder niedrig aufgelöste Bilder oder schlechte Typografie gehören damit der Vergangenheit an.
Mit wenigen Mitteln kann Ihr PDF dann auch interaktiv werden oder intelligent auf Eingaben des Benutzers reagieren.

Sie möchten mehr darüber erfahren? Dann sollten wir uns unterhalten.

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