Barrierefreiheit von digitalen Informationen und Inhalten

Was bedeutet Barrierefreiheit von digitalen Informationen und Inhalten? Es bezeichnet die Möglichkeit, Menschen mit eingeschränkter Sehkraft oder Mobilitätseinschränkungen solche Informationen bzw. Inhalte mit oder ohne Hilfsmittel zu lesen, zu hören bzw. auf diese Informationen zu reagieren.

Personen mit Einschränkungen benötigen möglicherweise eine alternative Tastatur, ein alternatives Zeigegerät oder Software zur Spracheingabe, um in dem Dokument zu navigieren. Sie können zwar das Dokument sehen, sind aber eventuell nicht in der Lage, eine Maus zu verwenden, um den Cursor in ein Eingabefeld eines Formulars zu bewegen. Ein barrierefreies Dokument umfasst somit die Unterstützung für Navigation mithilfe der Tastatur sowie eine voreingestellte Tabulatorreihenfolge, die das Navigieren von Feld zu Feld erleichtert.

Diese Anforderung ist aus dem digitalen Alltag in Dokumenten und dem Web nicht mehr wegzudenken. Insbesondere Kommunen, Behörden und andere Organisationen, müssen Ihre Informationen barrierefrei zugänglich machen, um der „Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz“ gerecht zu werden.

Technisch gesehen ist eine Barrierefreiheit für jede digitale Information realisierbar. Ein PDF-Dokument ist dafür bestens geeignet.

Am Anfang steht die Planung

Um eine bestmögliche Barrierefreiheit zu erreichen, ist eine detaillierte Planung des inhaltlichen und grafischen Layouts unabdingbar. Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift und einen lesbaren Farbkontrast von Schrift und Hintergrund. Nicht relevante Designelemente sind später im PDF zu kennzeichnen. Im Layout können Sie bereits logische Tags vergeben. Sie dienen später zu Strukturierung von Inhalten und zur Generierung von Lesezeichen. Aus dem Layoutprogramm wird nun das PDF generiert.

User Experience inkludieren

Jetzt fängt die Arbeit an. Alle Objekte werden nun logisch im Textfluss verankert. Formularfelder erhalten verständliche Bezeichnungen und werden in die richtige Tabsprung-Reihenfolge gebracht. Die Dokumentensprache wird festgelegt und alle notwendigen Metadaten integriert. Bilder erhalten alternative Beschreibungen und Tabellen werden logisch ausgezeichnet. Verwendete URL-Adressen werden als Hyperlinks definiert und auf Verwendbarkeit geprüft. Zur optimalen Ansteuerung von Abschnitten oder Artikeln werden klar strukturierte Lesezeichen generiert.

Letztendlich wird die logische Lesereihenfolge für die Screenreader-Ausgabe optimiert und geprüft.

Das perfekte barrierefreie PDF?

Jaein. Die Anforderungen sind sehr hoch. Auch die technischen Hilfsmittel (Screenreader, etc.) sind vielfältig. Es können unmöglich alle im barrierefreien Dokument berücksichtigt werden. Natürlich ist die Logik, wie eine Person mit Einschränkungen ein Dokument liest, ebenfalls unterschiedlich. Aber mit Hilfe von Prüfverfahren kann man die Barrierefreiheit seines PDF-Dokuments gemäß des DIN-Standards 14289-1 analysieren. Damit deckt man die gesetzlichen Mindestanforderungen ab. Trotz intensiver Prüfungen können nicht alle technischen Zugangsbedingungen final und vollständig sein. Optimal wäre es natürlich, wenn Anwender und Nutzer per Rückmeldung Verbesserungen oder Änderungen vorschlagen können. Diese sollten in einem bestimmten Zeitraum übernommen und in das PDF eingepflegt werden.

Die User Experience bei digitalen Inhalten sollte für alle Menschen erlebbar sein. Nicht nur für Menschen ohne körperliche Einschränkungen.

Claus Dieter Spreng · Typo Art
„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: by pch.vector – www.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise von Adobe übernommen.

JavaScript & PDF. Sicher oder nicht?

Ein Acrobat PDF und JavaScript sind zwei Komponenten, die auf eine hervorragende Weise zusammenarbeiten können. Die Programmiersprache ist in Acrobat integriert. Mit Hilfe von JavaScript können Interaktionen innerhalb des PDF-Dokuments ausgelöst werden. Auch aufwändige Berechnungen oder Abfragen können problemlos realisiert werden. Ein riesiger Vorteil im Formularmanagement. Dadurch ist man in der Lage, ohne ein weiteres Backend, ein vollständig autarkes digitales Frontend zu benutzen. Notfalls auch offline.

Warum JavaScript

JavaScript ist nützlich und sehr leistungsfähig. JavaScript liefert Funktionsmöglichkeiten, die heute gang und gäbe sind. Praktisch jeder interaktive, mit umfassender Funktionalität ausgestattete Content basiert auf JavaScript.

Aber aufgrund seiner Leistungsfähigkeit und der weiten Verbreitung stellt JavaScript ein enormes Sicherheitsrisiko dar. Böswillige JavaScript-Programme können einen beträchtlichen Schaden anrichten.

Solche Codes können natürlich auch über ein PDF-Dokument eingeschleust werden.

Was bedeutet Sicherheit?

Aber bevor Sie nun in Panik ausbrechen, werden wir der Begriff „Sicherheit im PDF" nüchtern in zwei allgemeinen Kontexten betrachten. Denn wir unterscheiden zwischen Inhaltssicherheit und Anwendungssicherheit.

Für die Inhaltssicherheit muss die Integrität des PDF-Inhalts mit Produktfunktionen gesichert werden. Diese Funktionen schützen gegen unerwünschte Änderungen von PDF-Dateien, halten wichtige Daten privat und verhindern das Drucken von PDF-Dateien usw..

Ein verwandtes Objekt ist beispielsweise die digitale Unterschrift, mit der die Identität von Absendern und Empfängern der PDF-Datei sichergestellt wird. Einmal eine digitale Unterschrift eingesetzt, ist das PDF-Dokument inhaltlich nicht mehr zu ändern. Ein fremder Code kann dann nicht mehr eingefügt werden.

Für die Anwendungssicherheit passt man die Sicherheitsfunktionen an, um Acrobat und Reader gegen Schwachstellen, böswillige Attacken und andere Risiken zu schützen. Bei einer Sache stellt Adobe automatisch eine kleine Anwendungssicherheit her: Bei der Installation von Acrobat muss explizit die Funktion „JavaScript" aktiviert werden. Ansonsten funktionieren keine inhaltlich verwendeten JavaScript-Programmierungen. Fortgeschrittene Benutzer können die Anwendung über die Benutzeroberfläche anpassen. Unternehmensadministratoren können auch die Registrierung konfigurieren.

Quelle? Absender? Datenformat?

Natürlich spielt auch der gesunde Menschenverstand eine große Rolle. Denn zur Anwendungssicherheit gehört in erster Linie der Anwender. Der beste Schutz bringt Ihnen nichts, wenn Sie Dateien öffnen, deren Quelle Sie nicht kennen. Das gilt übrigens für alle Dateien. Nicht nur PDFs. Wer ist der Anwender? Wie lautet der Dateiname? Vielleicht sich auch mal angewöhnen, nicht auf alles zu klicken, was man im Postfach findet. Immer kritisch sein, aber entspannt bleiben.

Hoch kriminell ist allerdings die Version, wenn sich ein JavaScript-Programm mit dem Suffix eines PDFs tarnt. Beispielsweise „Formular.pdf.js". Unter Windows ist das schwer zu erkennen. Das hat dann nichts mehr mit Acrobat zu tun. Ein Klick darauf und es wir ein eigenständiges Programm gestartet. Das ist nur hinterhältig.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: Tiny people vector created by pch.vector – www.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise aus Adobe Acrobat Benutzerhandbuch übernommen.
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Drei Top Regeln für die PDF-Korrektur

Drei einfache Top Regeln für die Korrektur im PDF. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kommt es uns oft so vor, als würden unsere digitalen Verpflichtungen keineswegs weniger werden. Im Gegenteil. Sie nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Hier eine Mail beantworten, da auf einen Post reagieren oder sich in die neue Konferenzsoftware einarbeiten. Da bleibt für das operative Tun recht wenig Luft. Dann ist ein guter Arbeitsablauf gefragt.

Auch in unserem PDF-Workflow ist die komplette Digitalisierung Mittel zum Zweck. Insbesondere bei der Korrekturphase. Kunden erhalten nach jedem Änderungsschritt das Dokument zur Prüfung und Korrektur. In dieser Datei werden dann vom Auftraggeber die gewünschten Änderungen digital vermerkt und wieder an uns gesendet. So der optimale Weg!

Oft kommt es vor, dass Kunden die Seiten des PDFs ausdrucken, händisch korrigieren, wieder Einscannen und an uns zurücksenden. Das ist eine Menge unnötige Arbeit. Und kostet viel Zeit. Für beide Seiten. Darüber hinaus verzerrt es den angedachten Workflow. Zur eindeutigen Identifizierung vermerken wir unsere Korrekturläufe mit einem speziellen Code. Der ist bei einem Scan dann natürlich hinfällig. Diese Vorgehensweise wird in den meisten Fällen aus Unwissenheit gemacht. Oft hören wir, dass man nur die Reader Version hat und nicht die Vollversion von Acrobat. Aber auch mit der Reader Version sind Anmerkungen, Notizen oder andere Markierungen möglich. Und das vollkommen kostenfrei.

So fangen Sie an
Nach dem Öffnen des Readers und des Dokuments sehen Sie auf der rechten Seite eine Menüspalte. Dort befindet sich der Begriff „Kommentieren“. Darauf geklickt, erscheint im oberen Programmbereich eine Zeile mit Korrektur-Werkzeugen. Jedes einzelne Piktogramm ist für unterschiedliche Anforderungen bestimmt.  Diese hier zu erklären, würde den Rahmen sprengen. Aber wir möchten Ihnen ein kleines Regelwerk aufzeigen, mit dem Sie auf jeden Fall Nerven und Zeit beim Korrekturlauf sparen.

Was ist beim digitalen Korrigieren im PDF zu berücksichtigen? Drei einfach zu merkende Top Regeln:

- Nutzen Sie möglichst konsequent für jeden Fehlertyp dasselbe Korrekturwerkzeug.
Somit bleiben die Anweisungen übersichtlich und verständlich. Nachfolgende Leser finden sich besser zurecht. Auch Sie behalten den Überblick.

- Markieren Sie einen Fehler nur einmal mit dem entsprechenden Werkzeug.
Wenn Sie einen Text markiert haben, nutzen Sie die Kommentarfunktion im Kommentarmenü. Fügen Sie keine weitere Notiz hinzu, um darin Ihre Änderung oder Wünsche zu vermerken. Ansonsten wird alles unübersichtlich und verwirrt.

- Verfassen Sie zu jeder Markierung einen Kommentar.
Auch wenn Sie beispielsweise das Durchstreichen-Werkzeug verwenden. Schreiben Sie dann in das Kommentarfeld "entfernen" rein. Somit erkennt der Leser genau, was zu tun ist.

Diese drei kleinen Regeln helfen, Korrekturen und Änderungswünsche einfach und verständlich in das PDF einzutragen. Unnötiges Nachfragen entfällt in den meisten Fällen. Das digitale Korrigieren spart viele Arbeitsschritte und somit Ihre wertvolle Zeit! Und mehr Spaß macht es auch. Probieren Sie es doch gleich mal aus.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

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Der “Vater des PDF” gestorben

Im Alter von 81 Jahren ist Charles Geschke Mitte April in Kalifornien gestorben. Der Name Charles Geschke sagt Ihnen nichts? Tatsächlich war Geschke einer der führenden Softwareentwickler auf diesem Planeten. Er gründete zusammen mit John Warnock im Jahr 1982 Adobe Systems. In diesem Unternehmen entstand die Drucker-Programmiersprache PostScript, die massgeblich für die Revolution im grafischen Gewerbes verantwortlich war. Erst mit ihr war es möglich, via DTP generierte Seiten für die Druckaufbereitung zu optimieren. Aber auch auf dem Bildschirm suchte man nach einem Standardformat, um die Distribution von elektronischen Dokumenten zu ermöglichen. 1993 entstand somit das von Geschke mitentwickelte Portable Document Format (PDF). Erfolgreich wurde es, weil sich Geschke und Warnock dafür entschieden, den PDF-Reader gratis auszuliefern.

Geschkes PDF-Grundidee ist allgegenwärtig und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Gesundheit – PDF/H oder PDF/A?

Das Datenaufkommen im Gesundheitswesen ist beträchtlich und steigt ständig. Und das unabhängig von den Bereichen Klinik, Praxen, Labor, Pflege, Vorsorge oder Leistungserbringer. Grund sind die technischen und medizinischen Fortschritte in den Behandlungsmethoden und deren Prozesse. War in der Vergangenheit Papier der vorherrschende Informationsträger, verschiebt sich das nun immer stärker in Richtung einer durchgängigen, elektronischen Dokumentation. Um das sinnvoll archivierbar zu machen, benötigt es ein logisches Datenformat.

Dank seiner Plattformunabhängigkeit und ausgefeilten Funktionen für die Einbettung von Ressourcen und Daten unterschiedlicher Art, ist PDF ein geeignetes Format für die langfristige Vorhaltung und originalgetreue Abbildung von wichtigen medizinischen Informationen. Der Vorteil: Ein erschließbares Format, welches auch über Jahres hinweg stabil und spezifiziert bleibt. PDF/H (Healthcare) wurde geboren.

Entwickelt wurde dieses Format mit Unterstützung des Komitees für Gesundheitsinformatik der American Society for Testing and Materials (ASTM). Es dient dem standardisierten Austausch von Patientendaten im Gesundheitswesen. Die Idee, die dem Format zugrunde liegt, war es, mittels der Vorzüge und Funktionen von PDF einen elektronischen "Container" zu schaffen für die Archivierung und den Datenaustausch zwischen allen Beteiligten: Kliniken, Krankenhäusern, Patienten, niedergelassenen Ärzten und Krankenkassen.

PDF/H sollte folgende Daten speichern:

  • Klinische Befunde
  • Laborberichte
  • Formulare
  • Bilddaten
  • Fotografien
  • Röntgen- und CT-Aufnahmen
  • EKG- und EEG-Informationen.

Allerdings konnte sich PDF/H nicht als Norm etablieren. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine Art Best-Practise American Society von 2008, um gut verwendbare PDF-Dateien zu erzeugen. Viele sinnvolle Aspekte findet man in PDF/A wieder. Ganz besonders ist das PDF/A-3 das Archivierungsformat der Zukunft. Kann es doch in Richtung maschinenlesbarer Dateien und binären Inhalten die Einbindung unterstützen.

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PDF Leitfaden 2020 von pdfx-ready

Der PDFX-ready Leitfaden des schweizer Vereins PDFX-ready ist überarbeitet worden - in der 2020 Ausgabe. Für Office-Anwender ist dieser Tipp vielleicht nicht ganz so interessant. Für die Medienfachwelt allerdings um so mehr. Neben Anpassungen betreffend der Version 2.6 der PDFX-ready-Farbeinstellungen, -Export-Settings und -Prefight-Profile ist je ein Kasten zu eciCMYK und JPEG2000 hinzugekommen. Ausserdem wurden die Angaben zu den PDFX-ready-Zertifizierungen aktualisiert und zahlreiche direkte Weblinks auf die neue Website hinzugefügt. Ganze 54 Seiten befassen sich mit Einstellungen und Empfehlungen zur richtigen Verwendung von PDF für Print und digitale Medien.

Ausschnitt aus dem PDF Dokument: "Genauso, wie sich die Druck- und Medienwelt verändert, verändern sich auch die Anforderungen an den Umgang mit PDF-Dateien. Während früher alles auf das "Endziel Druck" ausgerichtet war, haben wir es heute mit einer wesentlich breiteren Medienlandschaft zu tun..."

Mit diesem Leitfaden werden diejenigen angesprochen, die mit Crossmedia und Medienneutralität tagtäglich zu tun haben. Interessant: der Leitfaden empfiehlt ganz klar, Bilder nur noch als RGB vorzuhalten - nicht mehr als CMYK zu konvertieren. Für Typo Art, die schon seit Jahren Crossmedia betreibt, ein nicht ganz neuer und unerwarteter Punkt. Medienneutralität wurde schon in den 2000er Jahren propagiert. Aber man ist noch zufrieden, mit seinen Online-Content-Lösungen (Media-Asset-Management) in die richtige Richtung gegangen zu sein.

PDFX-ready 2020 - der Almanach unter den Medienprofis. Und das kostenfrei. Hier der Link dorthin!

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PDF mit Sicherheit keine Sorge?

Der Einsatz des PDF-Formates findet immer stärkeren Einzug in Unternehmen. Verträge, Dokumente, Scans, Formulare, Beschreibungen, Rechnungen oder Anleitungen werden bevorzugt in diesem Format hergestellt. Diese Daten werden per Mail versendet, archiviert oder auf der Webseite veröffentlicht. Der Grund liegt auf der Hand: PDF-Dateien können plattformunabhängig eingesetzt werden. Egal über welches Betriebssystem oder Device der Empfänger die Datei öffnet – das Layout bleibt, zumindest im Idealfall, vollständig gleich. Besonders für Verträge oder elektronische Rechnungen ist das essenziell.

Hier lauern aber auch Gefahren. Heise online hat bereits im Dezember 2019 darauf hingewiesen, dass der weit verbreitete Eindruck, PDF-Dateien seien unveränderlich, so nicht stimmt. Selbst ohne die professionelle PDF-Software Adobe Acrobat können Daten modifiziert werden. Und das betrifft nicht unbedingt nur eine Veränderung der Inhalte. Das PDF-Format wird auch vermehr dazu genutzt um Schadcodes in Unternehmen zu tragen.
Denn Industriespionage geht heute oft andere Wege als früher. Statt sich Zugang zum Firmentresor zu verschaffen, setzen die Spione auf Schwachstellen in der IT-Ausstattung und geringes Risikobewusstsein der Computer-Nutzer. Sie senden etwa speziell präparierte Dateien per Mail an gezielt ausgewählte Angestellte. Öffnen diese das Dokument mit einer anfälligen Anwendung, wird ein Trojanisches Pferd installiert, das Daten ausspioniert oder von innen eine Hintertür ins Firmennetzwerk öffnet. Diese Art der Angriffe erfolgen in den letzten Jahren verstärkt mit Dateitypen mit der Endung .pdf.

Aber machen wir uns nichts vor: Selbst die stärkste Tür kann eine davorstehende kriminelle Energie nicht abhalten, sich Zugang zu verschaffen. Man kann es ihr aber sehr schwer machen.

Wir empfehlen daher folgende Tipps:

  • Erhöhen Sie Ihr Sicherheitsniveau. Bleiben Sie immer mit Ihrer PDF-Software aktuell und nutzen Sie Virenscanner.
  • Seien Sie kritisch, aus welcher Quelle das PDF-Dokument kommt. Öffnen Sie im Zweifelsfall das Dokument nicht.
  • Verwenden Sie Kennwörter für Ihre eigenen PDF-Dokumente mit Rechten. So können Sie festlegen, in welchem Umfang der Empfänger das Dokument nutzen kann.
  • Schwärzen Sie vertrauliche Inhalte direkt im PDF. Nicht in Ihrer Textverarbeitung "schwarze Schrift auf schwarze Fläche" stellen. Das funktioniert nicht, das beim PDF-Export Format und Inhalt separat gesichert werden.
  • Lassen Sie Ihre PDF-Dokumente mit empfindlichen Inhalten von einem professionellen und vertrauenswürdigen Dienstleister produzieren.

Das Thema Sicherheit ist eines der wichtigsten Punkte, die Unternehmen beachten müssen, wenn sie sich für eine PDF-Lösung entscheiden. Denn mit der richtigen PDF-Lösung können Unternehmen PDF-Dateien umfassend absichern – und damit Szenarien wie oben beschrieben im Voraus verhindern.

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PDF-Tools für mehr Effizienz

Man kann es kaum glauben - der Papierverbrauch steigt trotz Digitalisierung. Fast jeder zweite weltweit industriell gefällte Baum wird zu Papier verarbeitet. Und Deutschland ist hier Spitzenreiter. Lt. eines Berichtes des ZDF von 2019 verbraucht allein jeder Deutsche im Durchschnitt pro Jahr 241,7 kg Papier. Damit konsumieren wir fast die fünffache Menge eines durchschnittlichen G-20 Bürgers, der pro Jahr und Kopf nur 57 kg nutzt. Hintergrund: Immer mehr Menschen in Deutschland bestellen im Internet. Die Ware muss verpackt werden. Liefer- und Retourenscheine werden ausgedruckt und der Ware beigelegt und Gutscheinflyer hinzugefügt. Ökologisch gesehen ist dieser Verbrauch nicht tragbar und hat weitreichende Folgen.

Jeder Einzelne kann aber diesen Verbrauch reduzieren. Mit einfachen Hilfsmitteln ohne auf den eigenen Konsum verzichten zu müssen. Das Portable Document Format - kurz PDF - kann hier die Lösung sein.
Das PDF-Format nimmt in Unternehmen und Privathaushalten einen immer höheren Stellenwert ein. Aufgrund seiner universellen Verwendungsmöglichkeiten und seiner langfristig garantierten (Stand heute) Archivierungstechnologie, ist dieses Format das Mittel zum Zweck: Das papierlose Büro.
Aber auch wenn man selbst schon auf diesem Schritt ist und seinen Papierverbrauch und die Druckausgabe mit Hilfe von PDF stark reduziert hat, wird man tagtäglich mit Formularen, Dokumenten, Briefen o. Ä. in Papierform konfrontiert. 90% davon werden in Aktenordnern abgeheftet. Das Ergebnis: Platzverbrauch und fehlende Suchlogik.

Als Medienunternehmen hat Typo Art in den vergangenen Jahren dahingehend viele Lösungen ausprobiert und einige übernommen. Sei es für den eigenen oder den Kunden-Workflow. Doch durch die rasante Entwicklung im Smartphone-Bereich gibt es etliche intelligente Lösungen auch für den Hausgebrauch.

Eine Lösung ist uns allerdings ganz besonders ins Auge gefallen: Adobe Scan.

Adobe Scan ist eine kleine Applikation für IOS und Android-Geräte. Die App ist kostenfrei und wird von der Firma Adobe vertrieben. Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Mit Ihrem Mobilgerät können Sie beliebige Inhalte in qualitativ hochwertige PDF-Dateien scannen. Die mobile Scan-App verwandelt Ihr Mobilgerät in ein leistungsstarkes und intelligentes Werkzeug zum Scannen und zur Texterkennung, mit dem Sie Dokumente und Whiteboards schnell erfassen und in Adobe PDF-Dateien umwandeln, die Sie u. a. durchsuchen, mit Anmerkungen versehen, ausfüllen, signieren und bearbeiten können.
Die Software scannt in einer bemerkenswerten Geschwindigkeit und Genauigkeit. Die OCR-Erkennung läuft perfekt. Gescannte Visitenkarten können in die Kontaktliste fast fehlerfrei übernommen werden. Durch die OCR-Erfassung sind alle Dokumente im Volltext durchsuchbar.
Einziger Kritikpunkt: Digitalisierte Dokumente werden automatisch in der hauseigenen Document Cloud gesichert und auch dort verwaltet.

Fazit: Wieder ein kleines, praktisches Werkzeug für den Hausgebrauch, um dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen.

Im Zusammenhang zum Thema "Digitalisierung" verweisen wir auch auf die Foresight-Studie "Digitale Arbeitswelt" von 2016. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Auftrag gegebene Studie definiert den Status Quo und gibt interessante Handlungsempfehlungen aus.

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Wie unterschreibe ich im PDF?

Das Unterzeichnen und die Authentifizierung ist ein wesentlicher Aspekt der Formularnutzung. Das gilt für die papierbasierte Formulare als auch für digitale Anwendungen.

Unter einer digitalen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren und die Integrität der signierten elektronischen Informationen prüfen kann.

In der PDF-Formulartechnik unterscheiden wir drei digitale Signaturtypen.

  • Einfache elektronische Signatur
  • Fortgeschrittene Signatur
  • Qualifizierte Signatur

Welche Unterschiede haben diese drei Techniken? Welche ist sicher? Wo liegen die Vorteile?

Einfache elektronische Signatur
Die einfachste Form der Signatur basiert auf eingebauten technischen Tools der PDF Software. Hier kann eine eingescannte Unterschrift oder ein auf öffentlichen Schlüsseln basierte Signatur die Grundlage der Unterschrift bilden.

Fortgeschrittene Signatur
Eine fortgeschrittene Signatur entspricht der einfachen elektronischen Signatur, mit dem Unterschied, dass die Unterschrift mit einem Hilfsmittel erstellt wird, dass der Unterzeichner nur unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann. Das kann beispielsweise ein Unterschriftspad sein.

Qualifizierte Signatur
Qualifizierte Signaturen verwenden eine zertifikatbasierte digitale ID, die von anerkannten Zertifizierungsstellen und Vertrauensdiensten ausgestellt wird. Wenn Sie ein Dokument unterschreiben, wird Ihre digitale Identität Ihrer Person eindeutig zugeordnet, und Ihre Unterschrift wird verschlüsselt mit dem Dokument verknüpft.

Fazit:
Alle Signaturtypen sind im europäischen Recht in der eIDAS-Verordnung verankert. Wenn es um die Rechtswirkung geht, gilt die fortgeschrittene Signatur als vertrauenswürdiger.