Barrierefreiheit von digitalen Informationen und Inhalten

Was bedeutet Barrierefreiheit von digitalen Informationen und Inhalten? Es bezeichnet die Möglichkeit, Menschen mit eingeschränkter Sehkraft oder Mobilitätseinschränkungen solche Informationen bzw. Inhalte mit oder ohne Hilfsmittel zu lesen, zu hören bzw. auf diese Informationen zu reagieren.

Personen mit Einschränkungen benötigen möglicherweise eine alternative Tastatur, ein alternatives Zeigegerät oder Software zur Spracheingabe, um in dem Dokument zu navigieren. Sie können zwar das Dokument sehen, sind aber eventuell nicht in der Lage, eine Maus zu verwenden, um den Cursor in ein Eingabefeld eines Formulars zu bewegen. Ein barrierefreies Dokument umfasst somit die Unterstützung für Navigation mithilfe der Tastatur sowie eine voreingestellte Tabulatorreihenfolge, die das Navigieren von Feld zu Feld erleichtert.

Diese Anforderung ist aus dem digitalen Alltag in Dokumenten und dem Web nicht mehr wegzudenken. Insbesondere Kommunen, Behörden und andere Organisationen, müssen Ihre Informationen barrierefrei zugänglich machen, um der „Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz“ gerecht zu werden.

Technisch gesehen ist eine Barrierefreiheit für jede digitale Information realisierbar. Ein PDF-Dokument ist dafür bestens geeignet.

Am Anfang steht die Planung

Um eine bestmögliche Barrierefreiheit zu erreichen, ist eine detaillierte Planung des inhaltlichen und grafischen Layouts unabdingbar. Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift und einen lesbaren Farbkontrast von Schrift und Hintergrund. Nicht relevante Designelemente sind später im PDF zu kennzeichnen. Im Layout können Sie bereits logische Tags vergeben. Sie dienen später zu Strukturierung von Inhalten und zur Generierung von Lesezeichen. Aus dem Layoutprogramm wird nun das PDF generiert.

User Experience inkludieren

Jetzt fängt die Arbeit an. Alle Objekte werden nun logisch im Textfluss verankert. Formularfelder erhalten verständliche Bezeichnungen und werden in die richtige Tabsprung-Reihenfolge gebracht. Die Dokumentensprache wird festgelegt und alle notwendigen Metadaten integriert. Bilder erhalten alternative Beschreibungen und Tabellen werden logisch ausgezeichnet. Verwendete URL-Adressen werden als Hyperlinks definiert und auf Verwendbarkeit geprüft. Zur optimalen Ansteuerung von Abschnitten oder Artikeln werden klar strukturierte Lesezeichen generiert.

Letztendlich wird die logische Lesereihenfolge für die Screenreader-Ausgabe optimiert und geprüft.

Das perfekte barrierefreie PDF?

Jaein. Die Anforderungen sind sehr hoch. Auch die technischen Hilfsmittel (Screenreader, etc.) sind vielfältig. Es können unmöglich alle im barrierefreien Dokument berücksichtigt werden. Natürlich ist die Logik, wie eine Person mit Einschränkungen ein Dokument liest, ebenfalls unterschiedlich. Aber mit Hilfe von Prüfverfahren kann man die Barrierefreiheit seines PDF-Dokuments gemäß des DIN-Standards 14289-1 analysieren. Damit deckt man die gesetzlichen Mindestanforderungen ab. Trotz intensiver Prüfungen können nicht alle technischen Zugangsbedingungen final und vollständig sein. Optimal wäre es natürlich, wenn Anwender und Nutzer per Rückmeldung Verbesserungen oder Änderungen vorschlagen können. Diese sollten in einem bestimmten Zeitraum übernommen und in das PDF eingepflegt werden.

Die User Experience bei digitalen Inhalten sollte für alle Menschen erlebbar sein. Nicht nur für Menschen ohne körperliche Einschränkungen.

Claus Dieter Spreng · Typo Art
„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: by pch.vector – www.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise von Adobe übernommen.

JavaScript & PDF. Sicher oder nicht?

Ein Acrobat PDF und JavaScript sind zwei Komponenten, die auf eine hervorragende Weise zusammenarbeiten können. Die Programmiersprache ist in Acrobat integriert. Mit Hilfe von JavaScript können Interaktionen innerhalb des PDF-Dokuments ausgelöst werden. Auch aufwändige Berechnungen oder Abfragen können problemlos realisiert werden. Ein riesiger Vorteil im Formularmanagement. Dadurch ist man in der Lage, ohne ein weiteres Backend, ein vollständig autarkes digitales Frontend zu benutzen. Notfalls auch offline.

Warum JavaScript

JavaScript ist nützlich und sehr leistungsfähig. JavaScript liefert Funktionsmöglichkeiten, die heute gang und gäbe sind. Praktisch jeder interaktive, mit umfassender Funktionalität ausgestattete Content basiert auf JavaScript.

Aber aufgrund seiner Leistungsfähigkeit und der weiten Verbreitung stellt JavaScript ein enormes Sicherheitsrisiko dar. Böswillige JavaScript-Programme können einen beträchtlichen Schaden anrichten.

Solche Codes können natürlich auch über ein PDF-Dokument eingeschleust werden.

Was bedeutet Sicherheit?

Aber bevor Sie nun in Panik ausbrechen, werden wir der Begriff „Sicherheit im PDF" nüchtern in zwei allgemeinen Kontexten betrachten. Denn wir unterscheiden zwischen Inhaltssicherheit und Anwendungssicherheit.

Für die Inhaltssicherheit muss die Integrität des PDF-Inhalts mit Produktfunktionen gesichert werden. Diese Funktionen schützen gegen unerwünschte Änderungen von PDF-Dateien, halten wichtige Daten privat und verhindern das Drucken von PDF-Dateien usw..

Ein verwandtes Objekt ist beispielsweise die digitale Unterschrift, mit der die Identität von Absendern und Empfängern der PDF-Datei sichergestellt wird. Einmal eine digitale Unterschrift eingesetzt, ist das PDF-Dokument inhaltlich nicht mehr zu ändern. Ein fremder Code kann dann nicht mehr eingefügt werden.

Für die Anwendungssicherheit passt man die Sicherheitsfunktionen an, um Acrobat und Reader gegen Schwachstellen, böswillige Attacken und andere Risiken zu schützen. Bei einer Sache stellt Adobe automatisch eine kleine Anwendungssicherheit her: Bei der Installation von Acrobat muss explizit die Funktion „JavaScript" aktiviert werden. Ansonsten funktionieren keine inhaltlich verwendeten JavaScript-Programmierungen. Fortgeschrittene Benutzer können die Anwendung über die Benutzeroberfläche anpassen. Unternehmensadministratoren können auch die Registrierung konfigurieren.

Quelle? Absender? Datenformat?

Natürlich spielt auch der gesunde Menschenverstand eine große Rolle. Denn zur Anwendungssicherheit gehört in erster Linie der Anwender. Der beste Schutz bringt Ihnen nichts, wenn Sie Dateien öffnen, deren Quelle Sie nicht kennen. Das gilt übrigens für alle Dateien. Nicht nur PDFs. Wer ist der Anwender? Wie lautet der Dateiname? Vielleicht sich auch mal angewöhnen, nicht auf alles zu klicken, was man im Postfach findet. Immer kritisch sein, aber entspannt bleiben.

Hoch kriminell ist allerdings die Version, wenn sich ein JavaScript-Programm mit dem Suffix eines PDFs tarnt. Beispielsweise „Formular.pdf.js". Unter Windows ist das schwer zu erkennen. Das hat dann nichts mehr mit Acrobat zu tun. Ein Klick darauf und es wir ein eigenständiges Programm gestartet. Das ist nur hinterhältig.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: Tiny people vector created by pch.vector – www.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise aus Adobe Acrobat Benutzerhandbuch übernommen.
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Drei Top Regeln für die PDF-Korrektur

Drei einfache Top Regeln für die Korrektur im PDF. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kommt es uns oft so vor, als würden unsere digitalen Verpflichtungen keineswegs weniger werden. Im Gegenteil. Sie nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Hier eine Mail beantworten, da auf einen Post reagieren oder sich in die neue Konferenzsoftware einarbeiten. Da bleibt für das operative Tun recht wenig Luft. Dann ist ein guter Arbeitsablauf gefragt.

Auch in unserem PDF-Workflow ist die komplette Digitalisierung Mittel zum Zweck. Insbesondere bei der Korrekturphase. Kunden erhalten nach jedem Änderungsschritt das Dokument zur Prüfung und Korrektur. In dieser Datei werden dann vom Auftraggeber die gewünschten Änderungen digital vermerkt und wieder an uns gesendet. So der optimale Weg!

Oft kommt es vor, dass Kunden die Seiten des PDFs ausdrucken, händisch korrigieren, wieder Einscannen und an uns zurücksenden. Das ist eine Menge unnötige Arbeit. Und kostet viel Zeit. Für beide Seiten. Darüber hinaus verzerrt es den angedachten Workflow. Zur eindeutigen Identifizierung vermerken wir unsere Korrekturläufe mit einem speziellen Code. Der ist bei einem Scan dann natürlich hinfällig. Diese Vorgehensweise wird in den meisten Fällen aus Unwissenheit gemacht. Oft hören wir, dass man nur die Reader Version hat und nicht die Vollversion von Acrobat. Aber auch mit der Reader Version sind Anmerkungen, Notizen oder andere Markierungen möglich. Und das vollkommen kostenfrei.

So fangen Sie an
Nach dem Öffnen des Readers und des Dokuments sehen Sie auf der rechten Seite eine Menüspalte. Dort befindet sich der Begriff „Kommentieren“. Darauf geklickt, erscheint im oberen Programmbereich eine Zeile mit Korrektur-Werkzeugen. Jedes einzelne Piktogramm ist für unterschiedliche Anforderungen bestimmt.  Diese hier zu erklären, würde den Rahmen sprengen. Aber wir möchten Ihnen ein kleines Regelwerk aufzeigen, mit dem Sie auf jeden Fall Nerven und Zeit beim Korrekturlauf sparen.

Was ist beim digitalen Korrigieren im PDF zu berücksichtigen? Drei einfach zu merkende Top Regeln:

- Nutzen Sie möglichst konsequent für jeden Fehlertyp dasselbe Korrekturwerkzeug.
Somit bleiben die Anweisungen übersichtlich und verständlich. Nachfolgende Leser finden sich besser zurecht. Auch Sie behalten den Überblick.

- Markieren Sie einen Fehler nur einmal mit dem entsprechenden Werkzeug.
Wenn Sie einen Text markiert haben, nutzen Sie die Kommentarfunktion im Kommentarmenü. Fügen Sie keine weitere Notiz hinzu, um darin Ihre Änderung oder Wünsche zu vermerken. Ansonsten wird alles unübersichtlich und verwirrt.

- Verfassen Sie zu jeder Markierung einen Kommentar.
Auch wenn Sie beispielsweise das Durchstreichen-Werkzeug verwenden. Schreiben Sie dann in das Kommentarfeld "entfernen" rein. Somit erkennt der Leser genau, was zu tun ist.

Diese drei kleinen Regeln helfen, Korrekturen und Änderungswünsche einfach und verständlich in das PDF einzutragen. Unnötiges Nachfragen entfällt in den meisten Fällen. Das digitale Korrigieren spart viele Arbeitsschritte und somit Ihre wertvolle Zeit! Und mehr Spaß macht es auch. Probieren Sie es doch gleich mal aus.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

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Schnell weg, 2020!

Ein verheerender Virus, politische Gewalt, verwirrte Staatsmänner und verquere Verschwörungstheorien und etliche weitere negative Themen bestimmen das Jahr 2020. Wenn man sich umhört, möchten die meisten auf den 1. Januar 2021 vorspulen und das Jahr 2020 abhaken. Das geht natürlich nicht.

Aber wir können ihnen zumindest mit einen kleinen kostenfreien PDF-Kalender die Aussicht auf das kommende Jahr 2021 angenehmer machen. Diesen können Sie sich ausdrucken (DIN A4) oder als Desktop-Hintergrund als eine Art Wandkalender auf Ihren Monitor bereitstellen. Mit allen gesetzlichen Feiertagen der Bundesrepublik.

Ob es allerdings ein besseres Jahr wird, steht in den Sternen. Es wird auf jeden Fall ein anderes.

Download PDF-Kalender 2021

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Gesundheit – PDF/H oder PDF/A?

Das Datenaufkommen im Gesundheitswesen ist beträchtlich und steigt ständig. Und das unabhängig von den Bereichen Klinik, Praxen, Labor, Pflege, Vorsorge oder Leistungserbringer. Grund sind die technischen und medizinischen Fortschritte in den Behandlungsmethoden und deren Prozesse. War in der Vergangenheit Papier der vorherrschende Informationsträger, verschiebt sich das nun immer stärker in Richtung einer durchgängigen, elektronischen Dokumentation. Um das sinnvoll archivierbar zu machen, benötigt es ein logisches Datenformat.

Dank seiner Plattformunabhängigkeit und ausgefeilten Funktionen für die Einbettung von Ressourcen und Daten unterschiedlicher Art, ist PDF ein geeignetes Format für die langfristige Vorhaltung und originalgetreue Abbildung von wichtigen medizinischen Informationen. Der Vorteil: Ein erschließbares Format, welches auch über Jahres hinweg stabil und spezifiziert bleibt. PDF/H (Healthcare) wurde geboren.

Entwickelt wurde dieses Format mit Unterstützung des Komitees für Gesundheitsinformatik der American Society for Testing and Materials (ASTM). Es dient dem standardisierten Austausch von Patientendaten im Gesundheitswesen. Die Idee, die dem Format zugrunde liegt, war es, mittels der Vorzüge und Funktionen von PDF einen elektronischen "Container" zu schaffen für die Archivierung und den Datenaustausch zwischen allen Beteiligten: Kliniken, Krankenhäusern, Patienten, niedergelassenen Ärzten und Krankenkassen.

PDF/H sollte folgende Daten speichern:

  • Klinische Befunde
  • Laborberichte
  • Formulare
  • Bilddaten
  • Fotografien
  • Röntgen- und CT-Aufnahmen
  • EKG- und EEG-Informationen.

Allerdings konnte sich PDF/H nicht als Norm etablieren. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine Art Best-Practise American Society von 2008, um gut verwendbare PDF-Dateien zu erzeugen. Viele sinnvolle Aspekte findet man in PDF/A wieder. Ganz besonders ist das PDF/A-3 das Archivierungsformat der Zukunft. Kann es doch in Richtung maschinenlesbarer Dateien und binären Inhalten die Einbindung unterstützen.

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Keep it simple

Geht es Ihnen auch manchmal so, dass Sie bei bestimmten Themen einfach zu kompliziert denken und vielleicht auch handeln? Und am Ende sagt man: "Warum habe ich eigentlich so lange rumgemacht?". Trösten Sie sich, Sie sind nicht alleine. In vielen Bereichen, ob privat oder beruflich, besteht die Gefahr des Verzettelns. Meistens geht es gar nicht darum, dass man nicht das notwendige Fachwissen hat. In den meisten Fällen ist ausschlaggebend, dass man keinen Plan hat und diesen Schritt für Schritt abarbeitet. Weiterhin setzt man das gewünschte Ergebnis zu hoch und hat nur noch dieses krampfhaft im Blick. Manchmal ist aber eine kleine Richtungsänderung auf dem Weg zum Ziel notwendig. Je einfacher wir uns diese kleinen Schritte machen um so eher erreichen wir das Ziel.

Keep it simple and stupid. Mach es einfach und beherrschbar. Das Kiss Prinzip verdeutlicht einen möglichen Ansatz, dem Problem Herr zu werden.

Als Urheber des KISS-Prinzips wird allgemein der Luftfahrtingenieur Clarence (Kelly) Johnson (1910-1990) angegeben. Johnson war Forschungsingenieur bei Lockheed. Bei der Entwicklung von Triebwerken, entwickelte er einen Workaround, der die möglichst einfache, minimalistische und leicht verständliche Lösung eines Problems darstellte. Sein Problem: Ein defektes Triebwerk war für einen Feldmechaniker schier nicht zu reparieren. Damalige Flugzeugtypen mussten in den Hangar. Zu komplex war das System und zu viele Handgriffe und Werkzeuge wurden benötigt. Johnson reduzierte und vereinfachte. Am Ende konnte der Feldmechaniker das Triebwerk selbst unter widrigsten Umständen reparieren.

Genau das ist auch unser Prinzip bei der Entwicklung von PDF-Lösungen. In den seltensten Fällen setzen wir auf intensive und ressourcenfressende Softwareeinsätze. Wir nutzen das Bestehende und ergänzen es mit einfacher Technik, die jeder nutzen und benutzen kann. Wir sehen das als ein ganz wichtiges Kriterium. Der Mitarbeiter wird das Produkt nicht nutzen, wenn es für ihn zu unlogisch, komplex und schwierig zu erlernen erscheint. Mit dem PDF-Format liegt ein intuitive Werkzeug vor, welches wir mit Programmierungen und kreativen Ideen ausreizen. Ohne gigantische Softwareinvestitionen und langfristige Projekte. PDF. Ein vielfältiges Datenformat.

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Vorteile eines papierlosen Büros hinterfragt

Ohne Frage, wir stehen dem Gedanken des papierlosen Büros sehr positiv gegenüber. Das PDF-Format ist auch unserer Meinung nach der Schlüssel dafür und die Technik bietet auch für KMUs die optimale Lösung.

Schon vor 30 Jahren wurde von Zukunftsforschern und Analysten das papierlose Büro vorausgesagt. Tatsächlich ist in den Printmedien das Volumen gewaltig zurückgegangen. Print on Demand ist das Schlüsselwort. In den Büros wird allerdings weiterhin mehr denn je gedruckt. Siehe auch unseren Blog "PDF-Tools für mehr Effizienz".
Für viele Mitarbeiter ist es schwierig, nicht in altes Fahrwasser zu geraten, obwohl die technischen Möglichkeiten vorhanden sind – und man am Anfang bestimmt die besten Absichten hat. Zu verlockend ist althergebrachtes weiter zu nutzen, weil die Alternative zu kompliziert erscheint oder einfach nicht funktioniert.

Vor einiger Zeit fiel uns ein Schaubild mit den Vorteilen eines papierlosen Büros auf. Das fanden wir toll, passte es doch für unser eigenes Marketing. Es unterstrich die Aussagen, die wir bei Gesprächen mit unseren Kunden selbst immer wieder verwenden. Während wir das Schaubild betrachteten und kommentierten, fiel allen Beteiligten etwas auf. Jeder aufgeführte Vorteil konnte auch wiederum einen Nachteil mit sich führen. Wir begannen ein Gedankenspiel aufzubauen. Möchten Sie dabei sein? Bitteschön:

Vorteile / Nachteile des papierlosen Büros.

Vorteil 1
Zugriff auf relevante Daten innerhalb von Sekunden von überall auf der Welt!
Ok, das passt. Das ist ein Vorteil und wir können keinen Nachteil aufführen. Home-Office-Anwender wissen um diesen Vorteil und wollen ihn nicht missen. Eine papierbasierte Variante kann das definitiv nicht.

Vorteil 2
Weniger Bedarf an Büroraum durch die Einsparung von Aktenschränken und Quadratmetern spart zusätzlich Kosten!
Ja, auch da sind wir dabei. Allerdings gilt es zu beachten, dass auch digitale Daten Platz brauchen. Festplattenplatz ist zwar günstig geworden und kann portabel eingesetzt werden. Aber dezentrale Datenablagen birgen die Gefahr der Unübersichtlichkeit. Eine Serverlösung sollte angedacht werden. Ein eigener Serverraum? Eine eigene IT? Wenn nicht schon vorhanden, braucht man auch dafür Platz. Oder einen guten und vertrauenswürdigen Dienstleister, der das für einen übernimmt.

Vorteil 3
Vertrauliche Informationen können digital vor unbefugten Zugriff geschützt werden!
Sensible Papierdokumente verschliesst man im Firmentresor. Diesen ohne Schlüssel zu öffnen, bedarf es einer hohen kriminellen Energie. Man muss ins Gebäude gelangen, den Tresor öffnen und das Gebäude wieder unerkannt verlassen. Digitale Dokumente verschliesst man mit Hilfe von Software oder einer Kombination aus Software/Hardware und platziert sie irgendwo auf dem Server, der ebenfalls entsprechend gesichert ist. Auch hier muss ein Eindringling das erst finden. Dazu muss er aber nicht sein Haus verlassen und hat eher die Chance, sein kriminelles Tun zu verschleiern. Der Vorteil ist also, dass man digital schützen kann. Das hat viele Möglichkeiten. Die Information muss aber damit nicht unbedingt sicherer geschützt sein. Das gilt es zu bedenken.

Vorteil 4
Dokumente sind digitalisiert und durch Backups gesichert. Es entfällt die Gefahr des Verlustes durch Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden!
Definitiv ja. Aber da müssen wir auf den Hinweis im Vorteil 2 verweisen. Grundvoraussetzung ist eine logische und kluge IT-Kombination. Durch die neue Technik entstehen natürlich neue Gefahren. Ransomware, Stromausfälle, alte Technik nur um wenige zu nennen.

Vorteil 5
Druckkosten und -material werden drastisch reduziert!
Ja, das ist richtig. Dafür werden die Investitionen im IT-Bereich steigen. Und das wird mit Sicherheit ein höherer Posten werden. Die immer kürzeren werdenden Intervalle bei bei der Entwicklung der Computertechnik, setzten ständige Aktualisierungen von Hard- und Software voraus.

Vorteil 6
Einsparung von Arbeitskosten!
Hier waren wir uns alle nicht so sicher. Einige stimmten dem zu. Andere waren überzeugt, das sich diese Kosten verlagern werden. Wir haben uns dann auf folgendes geeinigt: Unentschieden. Entscheidend wird der individuelle Workflow sein, den man vereinbart hat!

Vorteil 7
Compliance kann leichter umgesetzt werden!
Die betriebswirtschaftliche Umschreibung für Regelkonformität und regelkonformes Verhalten dient unter anderem zur Realisierung eines einheitlichen Geschäftsprozesses. Papierlose Mittel tragen dazu bei. Das ist ein ganz klarer Vorteil. Der Informationsfluss ist schneller, Zugriffe können protokolliert werden, alles wird systematischer und verständlicher.

Fazit: Die Umstellung auf eine papierlose (wir nennen es lieber erstmal papierreduzierte) Büroumgebung hat Vorteile. Die Umsetzung ist für jedes Unternehmen individuell und benötigt einen Plan. Wir sind der Meinung, dass das PDF-Format dafür das geeignete Mittel ist. Mindestens aber das Werkzeug auf dem Weg dort hin. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können sich damit eine intelligente Strategie aufbauen.


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PDF-Tools für mehr Effizienz

Man kann es kaum glauben - der Papierverbrauch steigt trotz Digitalisierung. Fast jeder zweite weltweit industriell gefällte Baum wird zu Papier verarbeitet. Und Deutschland ist hier Spitzenreiter. Lt. eines Berichtes des ZDF von 2019 verbraucht allein jeder Deutsche im Durchschnitt pro Jahr 241,7 kg Papier. Damit konsumieren wir fast die fünffache Menge eines durchschnittlichen G-20 Bürgers, der pro Jahr und Kopf nur 57 kg nutzt. Hintergrund: Immer mehr Menschen in Deutschland bestellen im Internet. Die Ware muss verpackt werden. Liefer- und Retourenscheine werden ausgedruckt und der Ware beigelegt und Gutscheinflyer hinzugefügt. Ökologisch gesehen ist dieser Verbrauch nicht tragbar und hat weitreichende Folgen.

Jeder Einzelne kann aber diesen Verbrauch reduzieren. Mit einfachen Hilfsmitteln ohne auf den eigenen Konsum verzichten zu müssen. Das Portable Document Format - kurz PDF - kann hier die Lösung sein.
Das PDF-Format nimmt in Unternehmen und Privathaushalten einen immer höheren Stellenwert ein. Aufgrund seiner universellen Verwendungsmöglichkeiten und seiner langfristig garantierten (Stand heute) Archivierungstechnologie, ist dieses Format das Mittel zum Zweck: Das papierlose Büro.
Aber auch wenn man selbst schon auf diesem Schritt ist und seinen Papierverbrauch und die Druckausgabe mit Hilfe von PDF stark reduziert hat, wird man tagtäglich mit Formularen, Dokumenten, Briefen o. Ä. in Papierform konfrontiert. 90% davon werden in Aktenordnern abgeheftet. Das Ergebnis: Platzverbrauch und fehlende Suchlogik.

Als Medienunternehmen hat Typo Art in den vergangenen Jahren dahingehend viele Lösungen ausprobiert und einige übernommen. Sei es für den eigenen oder den Kunden-Workflow. Doch durch die rasante Entwicklung im Smartphone-Bereich gibt es etliche intelligente Lösungen auch für den Hausgebrauch.

Eine Lösung ist uns allerdings ganz besonders ins Auge gefallen: Adobe Scan.

Adobe Scan ist eine kleine Applikation für IOS und Android-Geräte. Die App ist kostenfrei und wird von der Firma Adobe vertrieben. Die Funktionsweise ist schnell erklärt: Mit Ihrem Mobilgerät können Sie beliebige Inhalte in qualitativ hochwertige PDF-Dateien scannen. Die mobile Scan-App verwandelt Ihr Mobilgerät in ein leistungsstarkes und intelligentes Werkzeug zum Scannen und zur Texterkennung, mit dem Sie Dokumente und Whiteboards schnell erfassen und in Adobe PDF-Dateien umwandeln, die Sie u. a. durchsuchen, mit Anmerkungen versehen, ausfüllen, signieren und bearbeiten können.
Die Software scannt in einer bemerkenswerten Geschwindigkeit und Genauigkeit. Die OCR-Erkennung läuft perfekt. Gescannte Visitenkarten können in die Kontaktliste fast fehlerfrei übernommen werden. Durch die OCR-Erfassung sind alle Dokumente im Volltext durchsuchbar.
Einziger Kritikpunkt: Digitalisierte Dokumente werden automatisch in der hauseigenen Document Cloud gesichert und auch dort verwaltet.

Fazit: Wieder ein kleines, praktisches Werkzeug für den Hausgebrauch, um dem Ziel des papierlosen Büros näher zu kommen.

Im Zusammenhang zum Thema "Digitalisierung" verweisen wir auch auf die Foresight-Studie "Digitale Arbeitswelt" von 2016. Die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales in Auftrag gegebene Studie definiert den Status Quo und gibt interessante Handlungsempfehlungen aus.

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Archivieren mit PDF

Ein Problem bei der Archivierung digitaler Dokumente ist deren Archivierung. Das war schon vor tausenden vor Jahren mit analogem Wissen so. Auf Tontafeln oder Papier Geschriebenes konnte teilweise erhalten bleiben oder wurde zur Konservierung auf Mikrofilm o. ä. gesichert. Eine technik, die lange Bestand hatte. Bei der fortschreitenden Digitalisierung stehen wir aber vor einem anderen Problem. Denn durch die Weiterentwicklung ändern sich Dateiformate und alte Dateien lassen sich so durchaus irgendwann nicht mehr nach Software-Updates öffnen.

Und hier kommt das PDF-Format ins Spiel!

Für PDF wurde von der International Organization for Standardization (ISO) das Archivformat PDF/A entwickelt. Es schreibt vor, wie ein PDF/A-Dokument auszusehen hat, damit es auch in der Zukunft lesbar ist.
Allerdings gibt es einiges bei der Erstellung zu beachten. U. a. müssen die Schriften in das Dokumente eingebunden sein. Weiterhin sind JavaScript-Programmierungen komplett zu entfernen.

Layout bleibt Layout

PDF Layout bleibt Layout. Keine Neuerstellung! Die Nutzung Ihrer bereits produzierten Druckdaten kann bis zu 90% möglich gemacht werden. Das garantiert die Einhaltung Ihrer Corporate Identity.
Das Betrachten von PDF-Dateien auf verschiedenen Betriebssystemen findet somit ohne Layoutprobleme statt. Fehlende Schriften, Falsche oder niedrig aufgelöste Bilder oder schlechte Typografie gehören damit der Vergangenheit an.
Mit wenigen Mitteln kann Ihr PDF dann auch interaktiv werden oder intelligent auf Eingaben des Benutzers reagieren.

Sie möchten mehr darüber erfahren? Dann sollten wir uns unterhalten.

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