Was nehme ich denn nur?

Es ist schon praktisch: Mit einem Klick auf ein PDF-Dokument startet der dazugehörige Viewer und zeigt das PDF an. Doch plötzlich stellt man fest, hier stimmt was nicht. Elemente oder Bilder werden nicht dargestellt oder Berechnungen nicht summiert, Interaktionen nicht ausgelöst. Was ist da los?

Welcher PDF Viewer darf es sein?

Noch vor wenigen Jahren gab es im Bereich der PDF-Betrachtungssoftware wenig Mitbewerber. Beim Download eines PDF erhielt man den Einblender, doch bitte den Acrobat Reader von Adobe zu laden. Das hat sich in den letzten Jahren geändert. Die Anbieter der PDF-Viewer hat deutlich zugenommen. Betriebssysteme und Browser haben teilweise ihren eigenen Viewer. Das hat Auswirkungen auf die Interpretation des PDFs.

Große Reichweite vs. Logik

Bei PDF-Dokumenten, deren Inhalte meistens nur Bild oder Textinformationen sind, machen diese Viewer einen guten Job. Wir sprechen hier von sogenannten statischen PDFs. Sie sollen über eine große Reichweite mit allen gängigen Viewern zusammenarbeiten. Ihre Inhalte sollen einer möglichst großen Zielgruppe zukommen. Das können Unternehmensflyer, Sicherheitsdatenblätter, Produktinformationen u.a. sein. Selbstverständlich wird ein solches PDF auch noch weiterhin für die professionelle Druckerstellung benutzt.

Anders sieht es bei PDF-Formularen aus. Sogenannte dynamische PDFs. Sie sind in den meisten Fällen mit einer Programmierlogik versehen. In ihnen können individuelle Eingaben gemacht und/oder Berechnungen ausgeführt werden. Um diese Programmierlogik korrekt zu interpretieren, wird der Acrobat Reader zwingend vorausgesetzt. Er dient zur korrekten Ausführung (Runtime) des integrierten Codes. Einige Hersteller haben allerdings nachgebessert. Jedoch können diese nur rudimentär mit solchen PDF-Formularen umgehen.

Kostenfrei und funktionsfähig

Dynamische PDFs bzw. PDF-Formulare ermöglichen interessante innovative Lösungen für das eigene Business. Um deren vollständige und fehlerfreie Funktionalität nutzen zu können, kommen sie um den Acrobat Reader nicht herum. Was aber kein Problem sein sollte. Er ist kostenfrei.

Schauen Sie mal auf unserer Webseite zu den Beispielen. Da finden Sie einige dynamische PDFs zum ausprobieren.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer 
Frauen und Männer gemeint. Auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“ 

Bildquelle: Frage Vektor erstellt von pikisuperstar - de.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise aus Wikipedia übernommen.

Drei Top Regeln für die PDF-Korrektur

Drei einfache Top Regeln für die Korrektur im PDF. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kommt es uns oft so vor, als würden unsere digitalen Verpflichtungen keineswegs weniger werden. Im Gegenteil. Sie nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Hier eine Mail beantworten, da auf einen Post reagieren oder sich in die neue Konferenzsoftware einarbeiten. Da bleibt für das operative Tun recht wenig Luft. Dann ist ein guter Arbeitsablauf gefragt.

Auch in unserem PDF-Workflow ist die komplette Digitalisierung Mittel zum Zweck. Insbesondere bei der Korrekturphase. Kunden erhalten nach jedem Änderungsschritt das Dokument zur Prüfung und Korrektur. In dieser Datei werden dann vom Auftraggeber die gewünschten Änderungen digital vermerkt und wieder an uns gesendet. So der optimale Weg!

Oft kommt es vor, dass Kunden die Seiten des PDFs ausdrucken, händisch korrigieren, wieder Einscannen und an uns zurücksenden. Das ist eine Menge unnötige Arbeit. Und kostet viel Zeit. Für beide Seiten. Darüber hinaus verzerrt es den angedachten Workflow. Zur eindeutigen Identifizierung vermerken wir unsere Korrekturläufe mit einem speziellen Code. Der ist bei einem Scan dann natürlich hinfällig. Diese Vorgehensweise wird in den meisten Fällen aus Unwissenheit gemacht. Oft hören wir, dass man nur die Reader Version hat und nicht die Vollversion von Acrobat. Aber auch mit der Reader Version sind Anmerkungen, Notizen oder andere Markierungen möglich. Und das vollkommen kostenfrei.

So fangen Sie an
Nach dem Öffnen des Readers und des Dokuments sehen Sie auf der rechten Seite eine Menüspalte. Dort befindet sich der Begriff „Kommentieren“. Darauf geklickt, erscheint im oberen Programmbereich eine Zeile mit Korrektur-Werkzeugen. Jedes einzelne Piktogramm ist für unterschiedliche Anforderungen bestimmt.  Diese hier zu erklären, würde den Rahmen sprengen. Aber wir möchten Ihnen ein kleines Regelwerk aufzeigen, mit dem Sie auf jeden Fall Nerven und Zeit beim Korrekturlauf sparen.

Was ist beim digitalen Korrigieren im PDF zu berücksichtigen? Drei einfach zu merkende Top Regeln:

- Nutzen Sie möglichst konsequent für jeden Fehlertyp dasselbe Korrekturwerkzeug.
Somit bleiben die Anweisungen übersichtlich und verständlich. Nachfolgende Leser finden sich besser zurecht. Auch Sie behalten den Überblick.

- Markieren Sie einen Fehler nur einmal mit dem entsprechenden Werkzeug.
Wenn Sie einen Text markiert haben, nutzen Sie die Kommentarfunktion im Kommentarmenü. Fügen Sie keine weitere Notiz hinzu, um darin Ihre Änderung oder Wünsche zu vermerken. Ansonsten wird alles unübersichtlich und verwirrt.

- Verfassen Sie zu jeder Markierung einen Kommentar.
Auch wenn Sie beispielsweise das Durchstreichen-Werkzeug verwenden. Schreiben Sie dann in das Kommentarfeld "entfernen" rein. Somit erkennt der Leser genau, was zu tun ist.

Diese drei kleinen Regeln helfen, Korrekturen und Änderungswünsche einfach und verständlich in das PDF einzutragen. Unnötiges Nachfragen entfällt in den meisten Fällen. Das digitale Korrigieren spart viele Arbeitsschritte und somit Ihre wertvolle Zeit! Und mehr Spaß macht es auch. Probieren Sie es doch gleich mal aus.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: Elements / School vector created by pch.vector - www.freepik.com, modified by Typo Art

Off-Topic: Digitalisierung jetzt! Wo steht Europa?

Digitalisierung und künstliche Intelligenz - Wo steht Europa und was bedeuten die Begriffe eigentlich? Vor Jahrzehnten entsprach die Digitalisierung noch der Art, dass man eine analoge Vorlage auf einen Scanner legte und mit Hilfe von Soft- und Hardware diese entsprechend in Bits umwandelte. Für die grafische Industrie damals ein Quantensprung. Wenige Unternehmen nutzen frühzeitig diese neue Technologie und bauten darauf ihr verändertes Geschäftsmodell.

Heute, im Jahre 2020 steht das Wort Digitalisierung aber für etwas grundlegend anderes. Es steht für die Vernetzung und Bereitstellung von Informationen und Daten in einem vollkommen neuen Ökosystem. Das Hauptwort lautet: "künstliche Intelligenz (AI)".
Die Corona-Krise hat gezeigt, dass Deutschland nicht unbedingt das Schlusslicht bei diesem Thema ist. Aber ganz vorne sind wir auch nicht. Insbesondere im Bildungsbereich sind starke Defizite in der Bereitstellung von digitalen Mitteln zu verzeichnen. Jeder hatte davon schon vor Corona gewußt. Aber keiner hat es ändern wollen oder können. Anträge der staatlichen Corona-Hilfe wurden zwar digital in Form eines PDF-Dokuments zur Verfügung gestellt, mussten aber ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und dann wieder eingescannt werden. Videokonferenzen wurden mit eiligst teuer eingekaufter Software realisiert, um zu erkennen, dass die eigene Bandbreite teilweise nicht reichte. Bei führenden Industriezweigen merkt man plötzlich, dass man bestimmte Technologien entweder verschlafen oder wegen wirtschaftlicher Desinteresse nach hinten verschoben hat. Noch vor 10 Jahren wäre es undenkbar gewesen, dass ein kleiner Autobauer aus Palo Alto die gesamte europäische Autoindustrie vor sich herschiebt. Undenkbar, dass ein Suchmaschinen-Unternehmen aus den USA faktisch den Internetmarkt beherrscht und Schritt für Schritt den Alltag der Menschen begleitet.

Sind uns Länder, wie USA und China wirklich so weit voraus und wenn ja, warum?

Grund genug, sich mal mit diesem Thema näher zu befassen. Wo steht Deutschland und im allgemeinen Europa bei der künstlichen Intelligenz im Gegensatz zum Rest der Welt? Thorbjørn Jagland, Generalsekretär des Europarates sagte 2019 auf einer Konferenz: "Man weiss, dass KI die Lebensweise revolutionieren wird. In den Bereichen Medizin, Kommunikation und Verkehr gibt es unendlich neue Möglichkeiten. Aber die Folgen des Fortschritts des KI für Demokratie, Menschenrechte und Rechtsstaatlichkeit sind noch unklar." Und hier wird klar, in welchem Dilemma sich die EU befindet. Zum einen erkennt man die Chancen. Diese werden aber sehr schnell von den Risiken überschattet. So etwas blockiert und macht es dem leichter, der die ethischen Auswirkungen eines boomenden KI-Marktes nicht ganz im Focus hat. Jedoch benötigt Europa ein wirklich robustes KI-System, um das wirtschaftliche Wachstum im nächsten Jahrzehnt steigern zu können. Darüberhinaus werden die gesellschaftspolitischen Konsequenzen weitaus beunruhigender sein als alle wirtschaftlichen Auswirkungen, da sich die EU für immer den Algorithmen fremder Nationen untergeordnet und von diesen abhängig sein wird.

Die USA und China sind wirklich sehr weit. Aber durch die allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) und andere Rahmenbedingungen hat sich Europa ein wenig Zeit verschafft und konnte so den unkontrollierten Einfluss dieser Länder ein wenig eindämmen. Das wird aber nicht reichen. Europa benötigt dringend ein eigenes KI-System. Wir sehen Deutschland als Hauptinitator zum Erreichen dieses Ziels. Wir müssen aber unsere Hausaufgaben machen - jetzt!


Das Startup-Unternehmen Augustus Intelligence hat in einem interessanten Artikel von Bill Webster auf acht Möglichkeiten hingewiesen, wie die EU das Rennen um ein funktionierendes KI-System in den Griff bekommen könnte:

1. Europa muss seinen Bürgern grundlegende digitale Fähigkeiten vermitteln. Grundlage für KI ist eine technologisch versierte Bevölkerung.

2. Forschung im Bereich der KI muss interessant und neugierig gemacht werden.

3. Es müssen Anreize für die Schaffung von KI-basierten Unternehmen gemacht werden. Klare und einfache Rahmenbedingungen sind Voraussetzung.

4. Es müssen Anreize für die private Finanzierung von Startups geschafft werden. Forschung kann unter politischem Schutz zum Blühen gebracht werden.

5. Unterentwickelte europäische Märkte und ländliche Regionen können als Basis von Entwicklung und Forschung dienen.

6. Konventionelles in Unkonventionelles umbauen. Neue Marktkategorien sind zu entwickeln.

7. Europa hat das Talent zu standardisieren. Ein absolut notwendiger Schritt für ein robustes KI-System.

8. Europa muss mit seiner einzigartigen gesetzgeberischen Entwicklung diese europäische KI-Marke ausserhalb des Kontinents bilden.

Die nächsten Jahre werden es zeigen, wohin Europa und insbesondere Deutschland steuern wird. Es bleibt spannend. Und bestimmt erinnern Sie sich an diesen Artikel, wenn Sie wieder mal ein PDF per Mail zugeschickt bekommen, dieses ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und als Scan per Mail zurücksenden. Vielleicht sollten Sie spätestens da Ihre eigene digitale Fähigkeit überdenken.

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