Was nehme ich denn nur?

Es ist schon praktisch: Mit einem Klick auf ein PDF-Dokument startet der dazugehörige Viewer und zeigt das PDF an. Doch plötzlich stellt man fest, hier stimmt was nicht. Elemente oder Bilder werden nicht dargestellt oder Berechnungen nicht summiert, Interaktionen nicht ausgelöst. Was ist da los?

Welcher PDF Viewer darf es sein?

Noch vor wenigen Jahren gab es im Bereich der PDF-Betrachtungssoftware wenig Mitbewerber. Beim Download eines PDF erhielt man den Einblender, doch bitte den Acrobat Reader von Adobe zu laden. Das hat sich in den letzten Jahren geändert. Die Anbieter der PDF-Viewer hat deutlich zugenommen. Betriebssysteme und Browser haben teilweise ihren eigenen Viewer. Das hat Auswirkungen auf die Interpretation des PDFs.

Große Reichweite vs. Logik

Bei PDF-Dokumenten, deren Inhalte meistens nur Bild oder Textinformationen sind, machen diese Viewer einen guten Job. Wir sprechen hier von sogenannten statischen PDFs. Sie sollen über eine große Reichweite mit allen gängigen Viewern zusammenarbeiten. Ihre Inhalte sollen einer möglichst großen Zielgruppe zukommen. Das können Unternehmensflyer, Sicherheitsdatenblätter, Produktinformationen u.a. sein. Selbstverständlich wird ein solches PDF auch noch weiterhin für die professionelle Druckerstellung benutzt.

Anders sieht es bei PDF-Formularen aus. Sogenannte dynamische PDFs. Sie sind in den meisten Fällen mit einer Programmierlogik versehen. In ihnen können individuelle Eingaben gemacht und/oder Berechnungen ausgeführt werden. Um diese Programmierlogik korrekt zu interpretieren, wird der Acrobat Reader zwingend vorausgesetzt. Er dient zur korrekten Ausführung (Runtime) des integrierten Codes. Einige Hersteller haben allerdings nachgebessert. Jedoch können diese nur rudimentär mit solchen PDF-Formularen umgehen.

Kostenfrei und funktionsfähig

Dynamische PDFs bzw. PDF-Formulare ermöglichen interessante innovative Lösungen für das eigene Business. Um deren vollständige und fehlerfreie Funktionalität nutzen zu können, kommen sie um den Acrobat Reader nicht herum. Was aber kein Problem sein sollte. Er ist kostenfrei.

Schauen Sie mal auf unserer Webseite zu den Beispielen. Da finden Sie einige dynamische PDFs zum ausprobieren.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer 
Frauen und Männer gemeint. Auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“ 

Bildquelle: Frage Vektor erstellt von pikisuperstar - de.freepik.com, modified by Typo Art, Texte teilweise aus Wikipedia übernommen.

Drei Top Regeln für die PDF-Korrektur

Drei einfache Top Regeln für die Korrektur im PDF. Gerade in Zeiten der Digitalisierung kommt es uns oft so vor, als würden unsere digitalen Verpflichtungen keineswegs weniger werden. Im Gegenteil. Sie nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Hier eine Mail beantworten, da auf einen Post reagieren oder sich in die neue Konferenzsoftware einarbeiten. Da bleibt für das operative Tun recht wenig Luft. Dann ist ein guter Arbeitsablauf gefragt.

Auch in unserem PDF-Workflow ist die komplette Digitalisierung Mittel zum Zweck. Insbesondere bei der Korrekturphase. Kunden erhalten nach jedem Änderungsschritt das Dokument zur Prüfung und Korrektur. In dieser Datei werden dann vom Auftraggeber die gewünschten Änderungen digital vermerkt und wieder an uns gesendet. So der optimale Weg!

Oft kommt es vor, dass Kunden die Seiten des PDFs ausdrucken, händisch korrigieren, wieder Einscannen und an uns zurücksenden. Das ist eine Menge unnötige Arbeit. Und kostet viel Zeit. Für beide Seiten. Darüber hinaus verzerrt es den angedachten Workflow. Zur eindeutigen Identifizierung vermerken wir unsere Korrekturläufe mit einem speziellen Code. Der ist bei einem Scan dann natürlich hinfällig. Diese Vorgehensweise wird in den meisten Fällen aus Unwissenheit gemacht. Oft hören wir, dass man nur die Reader Version hat und nicht die Vollversion von Acrobat. Aber auch mit der Reader Version sind Anmerkungen, Notizen oder andere Markierungen möglich. Und das vollkommen kostenfrei.

So fangen Sie an
Nach dem Öffnen des Readers und des Dokuments sehen Sie auf der rechten Seite eine Menüspalte. Dort befindet sich der Begriff „Kommentieren“. Darauf geklickt, erscheint im oberen Programmbereich eine Zeile mit Korrektur-Werkzeugen. Jedes einzelne Piktogramm ist für unterschiedliche Anforderungen bestimmt.  Diese hier zu erklären, würde den Rahmen sprengen. Aber wir möchten Ihnen ein kleines Regelwerk aufzeigen, mit dem Sie auf jeden Fall Nerven und Zeit beim Korrekturlauf sparen.

Was ist beim digitalen Korrigieren im PDF zu berücksichtigen? Drei einfach zu merkende Top Regeln:

- Nutzen Sie möglichst konsequent für jeden Fehlertyp dasselbe Korrekturwerkzeug.
Somit bleiben die Anweisungen übersichtlich und verständlich. Nachfolgende Leser finden sich besser zurecht. Auch Sie behalten den Überblick.

- Markieren Sie einen Fehler nur einmal mit dem entsprechenden Werkzeug.
Wenn Sie einen Text markiert haben, nutzen Sie die Kommentarfunktion im Kommentarmenü. Fügen Sie keine weitere Notiz hinzu, um darin Ihre Änderung oder Wünsche zu vermerken. Ansonsten wird alles unübersichtlich und verwirrt.

- Verfassen Sie zu jeder Markierung einen Kommentar.
Auch wenn Sie beispielsweise das Durchstreichen-Werkzeug verwenden. Schreiben Sie dann in das Kommentarfeld "entfernen" rein. Somit erkennt der Leser genau, was zu tun ist.

Diese drei kleinen Regeln helfen, Korrekturen und Änderungswünsche einfach und verständlich in das PDF einzutragen. Unnötiges Nachfragen entfällt in den meisten Fällen. Das digitale Korrigieren spart viele Arbeitsschritte und somit Ihre wertvolle Zeit! Und mehr Spaß macht es auch. Probieren Sie es doch gleich mal aus.

„Im Interesse der Lesbarkeit haben wir auf geschlechtsbezogene Formulierungen verzichtet. Selbstverständlich sind immer Frauen und Männer gemeint, auch wenn explizit nur eines der Geschlechter angesprochen wird.“

Bildquelle: Elements / School vector created by pch.vector - www.freepik.com, modified by Typo Art

Vorteile eines papierlosen Büros hinterfragt

Ohne Frage, wir stehen dem Gedanken des papierlosen Büros sehr positiv gegenüber. Das PDF-Format ist auch unserer Meinung nach der Schlüssel dafür und die Technik bietet auch für KMUs die optimale Lösung.

Schon vor 30 Jahren wurde von Zukunftsforschern und Analysten das papierlose Büro vorausgesagt. Tatsächlich ist in den Printmedien das Volumen gewaltig zurückgegangen. Print on Demand ist das Schlüsselwort. In den Büros wird allerdings weiterhin mehr denn je gedruckt. Siehe auch unseren Blog "PDF-Tools für mehr Effizienz".
Für viele Mitarbeiter ist es schwierig, nicht in altes Fahrwasser zu geraten, obwohl die technischen Möglichkeiten vorhanden sind – und man am Anfang bestimmt die besten Absichten hat. Zu verlockend ist althergebrachtes weiter zu nutzen, weil die Alternative zu kompliziert erscheint oder einfach nicht funktioniert.

Vor einiger Zeit fiel uns ein Schaubild mit den Vorteilen eines papierlosen Büros auf. Das fanden wir toll, passte es doch für unser eigenes Marketing. Es unterstrich die Aussagen, die wir bei Gesprächen mit unseren Kunden selbst immer wieder verwenden. Während wir das Schaubild betrachteten und kommentierten, fiel allen Beteiligten etwas auf. Jeder aufgeführte Vorteil konnte auch wiederum einen Nachteil mit sich führen. Wir begannen ein Gedankenspiel aufzubauen. Möchten Sie dabei sein? Bitteschön:

Vorteile / Nachteile des papierlosen Büros.

Vorteil 1
Zugriff auf relevante Daten innerhalb von Sekunden von überall auf der Welt!
Ok, das passt. Das ist ein Vorteil und wir können keinen Nachteil aufführen. Home-Office-Anwender wissen um diesen Vorteil und wollen ihn nicht missen. Eine papierbasierte Variante kann das definitiv nicht.

Vorteil 2
Weniger Bedarf an Büroraum durch die Einsparung von Aktenschränken und Quadratmetern spart zusätzlich Kosten!
Ja, auch da sind wir dabei. Allerdings gilt es zu beachten, dass auch digitale Daten Platz brauchen. Festplattenplatz ist zwar günstig geworden und kann portabel eingesetzt werden. Aber dezentrale Datenablagen birgen die Gefahr der Unübersichtlichkeit. Eine Serverlösung sollte angedacht werden. Ein eigener Serverraum? Eine eigene IT? Wenn nicht schon vorhanden, braucht man auch dafür Platz. Oder einen guten und vertrauenswürdigen Dienstleister, der das für einen übernimmt.

Vorteil 3
Vertrauliche Informationen können digital vor unbefugten Zugriff geschützt werden!
Sensible Papierdokumente verschliesst man im Firmentresor. Diesen ohne Schlüssel zu öffnen, bedarf es einer hohen kriminellen Energie. Man muss ins Gebäude gelangen, den Tresor öffnen und das Gebäude wieder unerkannt verlassen. Digitale Dokumente verschliesst man mit Hilfe von Software oder einer Kombination aus Software/Hardware und platziert sie irgendwo auf dem Server, der ebenfalls entsprechend gesichert ist. Auch hier muss ein Eindringling das erst finden. Dazu muss er aber nicht sein Haus verlassen und hat eher die Chance, sein kriminelles Tun zu verschleiern. Der Vorteil ist also, dass man digital schützen kann. Das hat viele Möglichkeiten. Die Information muss aber damit nicht unbedingt sicherer geschützt sein. Das gilt es zu bedenken.

Vorteil 4
Dokumente sind digitalisiert und durch Backups gesichert. Es entfällt die Gefahr des Verlustes durch Diebstahl, Feuer- oder Wasserschäden!
Definitiv ja. Aber da müssen wir auf den Hinweis im Vorteil 2 verweisen. Grundvoraussetzung ist eine logische und kluge IT-Kombination. Durch die neue Technik entstehen natürlich neue Gefahren. Ransomware, Stromausfälle, alte Technik nur um wenige zu nennen.

Vorteil 5
Druckkosten und -material werden drastisch reduziert!
Ja, das ist richtig. Dafür werden die Investitionen im IT-Bereich steigen. Und das wird mit Sicherheit ein höherer Posten werden. Die immer kürzeren werdenden Intervalle bei bei der Entwicklung der Computertechnik, setzten ständige Aktualisierungen von Hard- und Software voraus.

Vorteil 6
Einsparung von Arbeitskosten!
Hier waren wir uns alle nicht so sicher. Einige stimmten dem zu. Andere waren überzeugt, das sich diese Kosten verlagern werden. Wir haben uns dann auf folgendes geeinigt: Unentschieden. Entscheidend wird der individuelle Workflow sein, den man vereinbart hat!

Vorteil 7
Compliance kann leichter umgesetzt werden!
Die betriebswirtschaftliche Umschreibung für Regelkonformität und regelkonformes Verhalten dient unter anderem zur Realisierung eines einheitlichen Geschäftsprozesses. Papierlose Mittel tragen dazu bei. Das ist ein ganz klarer Vorteil. Der Informationsfluss ist schneller, Zugriffe können protokolliert werden, alles wird systematischer und verständlicher.

Fazit: Die Umstellung auf eine papierlose (wir nennen es lieber erstmal papierreduzierte) Büroumgebung hat Vorteile. Die Umsetzung ist für jedes Unternehmen individuell und benötigt einen Plan. Wir sind der Meinung, dass das PDF-Format dafür das geeignete Mittel ist. Mindestens aber das Werkzeug auf dem Weg dort hin. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können sich damit eine intelligente Strategie aufbauen.


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